针对档案信息化建设与档案管理的几点思考


  摘要:信息化建设与管理是档案当前的主要发展方向,同时也代表了未来档案行业的发展趋势之一。相对于原始的档案管理工作而言,档案信息化管理在诸多领域拥有显著的应用优势,解决了档案管理工作当中的不少问题。就当前的档案信息化建设与档案管理工作而言,还存在着一些制约其长足发展的部分问题,发现并处理这些问题是当前的主要任务,本文结合笔者的实践工作经验对这些内容进行了思考和阐述。
  关键词:档案信息化;建设;档案管理
  对于档案管理而言,信息的存储和调用是工作的重点和难点,信息化的存储方式能够简化传统档案当中面临的保存管理问题,通过更为妥帖的方式保护好档案信息的安全,且便于随时随地的调用。就当前的档案信息化建设水平而言,其实还没有达到理想的管理效果,仍旧存在一些建设和发展过程当中的不完备问题,下面就对这些影响因素进行具体的分析。
  一、制约档案信息化建设与档案管理的有效性的影响因素
  (一)对档案信息化建设缺乏正确认识
  档案信息化建设是未来档案管理领域的重要发展方向,对于档案的安全、共享、修复等方面都有着较为直接的正向影响作用。比如,档案的信息化建设能够减少档案信息的遗失概率,改善档案信息存储方面的局限性;信息化的存储方式能够让档案信息共享更为便捷,不同的工作人员能够根据不同的权限,随时随地进行档案信息的查询和使用;而且,档案信息化建设使档案管理更为简单,能够提升工作效率。但是,对于当前的一些档案管理部门的工作人员而言,这种全新的管理模式的建设意义并没有得到充分的认识和理解,部分工作人员仍旧使用传统的档案管理方式进行信息化档案内容的管理,档案信息化建设工作的重要性被忽视。
  (二)信息资源运用方面的因素
  在传统的档案资源的查阅和调用时,需要经过严格的手续在庞杂的档案信息库当中进行相关信息内容的查阅和使用,这些繁琐的过程使得档案信息资源无法得到及时的共享,部分纸质档案由于经过了多次的翻阅出现了破损,需要进行档案的修复处理。受到传统的档案管理思想的限制,很多档案管理工作没有将信息资源进行合理的运用,在使用信息资源方面仍采用传统的定点查阅模式,限制了档案信息化工作的便捷性和有效性,在很大程度上制约了档案管理水平的提升。
  (三)档案部门信息化水平存在差异
  我国幅员辽阔,当前的档案信息化建设水平尚未得到统一,部分地区已经获得了较佳的建设发展成效,而一些经济水平和科技水平相对较低的地区却没有足够的资源和发展能力,致使信息化水平出现了一定的滞后性。这种整体发展水平良莠不齐的现象使得一些地区或组织部门的档案信息资源无法进行共享,当需要进行信息的查询和使用的时候仍旧非常繁琐,距离走向全面的信息化还有一段距离。
  二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考
  (一)加強电子文件的管理
  随着信息发展水平的提高,一些诸如大数据的信息存储技术得到了推广及运用。对于档案信息而言,存储在网络平台当中能够节省电子及实际空间,而且也可以随时进行备份,在进行档案信息的查找时更为便捷,让档案数据内容的安全性能够更有保障。为了让档案信息化建设的价值得到充分的发挥,应以加强电子文件管理为切入点,尽快建立起单独模块的档案信息管理方面的网络信息维护部门,提升档案信息电子化建设的专业程度。应以档案信息内容的存储、发送、接收、调用等过程当中的安全性和保密性为基础,保障档案信息内容的安全稳定性,避免重要信息被窃取或遗失。为了调整信息化档案文件的使用便捷性,可以通过对网络平台当中的用户权限进行限制,给予不同的用户不同的工作权限,提高档案共享方面的便捷性,提高档案的管理效率。
  (二)建立网络档案
  为了保障档案信息化建设工作的有效性,及时联网,建立起网络档案是十分必要的。作为管理人员,应当以大局为重,正确认识档案信息化建设方面的重要性及其应用优势,及时进行档案信息化网络平台的搭建,综合权衡档案管理方面的工作内容,根据需求进行网络平台的搭建。此外,还应合理利用当前网络环境的便捷性,利用公众服务平台及一些沟通平台及时了解使用者的真实意愿,将档案信息内容的价值最大化。此外,应加大信息化建设方面的资源投入力度,对于信息化建设过程当中需要使用的硬件设备进行及时的更新处理,提高档案信息化建设当中对于人力和物力资源的调用优势。
  (三)提高信息化管理手段
  对于信息化的档案管理工作而言,一些管理内容和管理目标发生了变化,作为管理者应当紧跟发展局势,了解当前的管理过程当中存在的缺憾,着力提高管理的有效性。对于一些在管理制度方面存在变化和问题的部分,应结合实际情况进行及时的调整和更新,让信息化建设工作能够依傍于此实现有据可循。
  (四)提高档案管理人员的业务素质
  管理工作离不开人的努力,想要调整档案信息化建设与管理当中的问题,应当从提高档案管理人员的素质、能力、水平入手,对当前的档案管理队伍进行重组,提供档案信息化建设方面的技术性、专业性等性能的人力资源保障。在进行档案管理人员的选择时,应以专业素质能力为选聘基础,以专业水平论高下,优先选择具有信息化建设能力的工作人员,优先选择理论能够与实践相结合的工作人员。对于组织当中的已有人员,应及时进行换血和技术更新,让传统的档案管理人员能够迅速进入到信息化管理的状态当中,及时进行知识操作等方面的培训和更新,加上实践演练,逐步构建一支具备专业素质水平的专业型人才队伍。
  三、结语
  如今全球范围内已经达到了较高的信息化发展水平,对于很多行业而言都面临着全新的机遇与挑战。档案当中存储的信息内容极具重要性,对于档案信息化建设及其管理工作而言,应抓住重点,理清主要影响因素,结合实际的工作情况对档案管理的信息化发展水平提供优化路径,助推档案管理工作的稳步发展。
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