高专档案管理信息化建设存在的问题及对策分析


  摘要:在高专院校的发展过程中,档案信息化建设是其不可缺少的重要工作内容,对高校档案事业的长久发展具有非常重要的意义和作用。近年来,随着信息技术的不断发展和进步,档案管理也从传统的模式转向信心化管理,很大程度上促进了信息化建设的进程。本文即对高专档案管理信息化建设存在的问题进行了分析,并提出了相应的解决对策,希望可以为相关人员提供一定的帮助。
  关键词:高专档案管理;信息化建设;存在的问题;对策
  在社会飞速发展的新时期,高专学校在发展期间,也加大了对档案管理信息化建设的重视程度,保证可以从根本上提升档案管理的水平和效果。但是,由于受到一些因素的干扰和制约,使得高专档案管理信息化建设存在了很多的问题,对档案管理工作的有效开展造成了很大影响。对此,学校应该站在整体的角度,对存在的问题进行合理分析,然后有针对性的制定解决对策,从而促进档案管理信息化建设可以有序进行。
  一、高专档案管理信息化建设存在的问题分析
  (一)档案管理信息化建设缺乏规范性
  在高专档案管理信息化建设期间,由于受传统观念的影响和制约,使得院校的领导没有给予档案管理应有的重视,在应聘档案管理的工作人员的时候,经常应聘一些专业水平以及素养较高的人员。在实际工作中,由于档案管理人员的经验不足,没有对档案管理工作行程一个正确的认识,从而导致档案管理工作不够规范,比如:在开展档案管理信息化建设期间,经常会出现命名与档号不符的现象,致使档案管理出现重名的严重情况,影响了档案管理信息化建设水平的提升,不利于高专院校的长久发展[1]。
  (二)网络安全性不高
  随着时代的发展,社会的进步,信息技术也得到了很好的普及和推广,在为人们的日常生活以及企业发展提供一定便利的同时,也存在了一定的安全风险。在实际的档案管理过程中,由于网络具有一定的开放性,因此大大加剧了高专档案管理工作的难度。所以,在进行高专档案管理工作建设的过程中,不仅要注重信息资源的公开,还要加大对个人隐私的保护。同时,在信息化条件下,还经常会受到电脑病毒以及黑客攻击等因素的干扰,使得信息安全事故时有发生,再加上高专档案信息内容会涉及到政治以及经济等方面的机密,所以,在档案管理期间,如果出现信息泄露以及丢失等情况,那么就会造成非常严重的后果。
  (三)技术以及设施缺乏一定的完善性
  在实际的发展过程中,很多高专院校仍然存在着对档案管理信息化建设不重视的情况,因此,在这一方面投入的技术以及经费比较少,比如:档案室只是配备了基本的计算机以及网络,没有相应的技术支持,再加上信息基础设施缺乏一定的完善性,使得高专档案管理信息化建设的开展受到了很大的限制。同时,互联网的飞速发展,使得电子文件逐渐取代了纸质文件,但是一些高专院校仍然缺乏标准的信息接口与管理软件,使得很多电子文件很难进行系统的处理,严重的情况下还会导致资源丢失,不利于高专档案管理信心化建设水平的提升[2]。
  二、高专档案管理信息化建设存在问题的解决对策分析
  (一)对档案管理制度进行不断完善
  面对现阶段高专档案管理信息化建设中存在的问题,院校领导一定要提升档案管理人员的责任意识以及综合能力,确保档案管理建设水平能够提升。一方面,建立健全的档案管理机制。在档案管理信息化建设期间,管理人员要根据实际情况,积极应用先进的管理模式,制定合理、科学的管理制度和方案,并且切实落实到实际工作中,保证档案管理更加具有科学性和规范性。另一方面,提升档案管理人员的责任意识。在实际的工作过程中,学校领导要加大对工作人员的培训,保证档案管理人员的专业水平以及自身素养可以得到全面提升,让每一个管理人员都能够熟练地应用现代化信息技术以及管理模式,并且合理的应用到实际工作中,提升档案管理的整体水平和效果,进而推動高专档案管理信息化建设的进程。
  (二)全面提升档案信息的安全性
  在高专档案管理信息化建设过程中,一方面,应该保证档案存储设备的安全性,做到专机专用,并且要定期对这些设备的软件以及硬件进行更新升级,保证档案管理工作可以符合社会发展的需求,同时,相关人员还要对设备进行定期的维护,保证档案存储设备的状态良好。另一方面,档案管理人员在实际的工作中,还要对存档文件进行更新备份,防止出现档案文件出现丢失的情况。技术人员也可以利用网络防火墙以及身份验证等方式,加大档案管理的安全性,确保电子文件在传输过程中能够具有较强的保密性,避免电子文件被非法删改等情况的出现,进而促进档案管理信息化建设的顺利开展[3]。
  (三)对管理方面技术进行不断地完善
  高专档案管理信息化建设的顺利进行,离不开技术以及软硬件的支持。因此,在今后的发展过程中,院校一定要积极引进管理方面的技术并且加大资金投入。同时,当院校配备了相关的基础设施以后,还应该注重对技术的更新,包括:加大对网络安全的防护,在管理期间,设置相应的权限以及访客身份认证等,保证档案数据的安全性可以得到有效提升。同时,院校还应该加强办公室自动化建设,确保档案管理工作的效率以及质量可以得到有效提升,进而加快档案管理信息化建设。
  结束语:
  面对现阶段高专档案管理信息化建设存在的问题,学校领导应该加大重视,合理分析以及研究问题的成因,并制定科学的解决对策,保证可以最大限度的降低问题发生几率。同时,在进行高专档案管理信息化建设的过程中,学校还应该不断提升管理意识,加强信息安全性,确保档案管理建设工作具有一定的规范化以及合理化,从而进一步推动高专院校档案事业的发展进程。
  参考文献:
  [1]梁霄,盛金辉.试析学校档案管理信息化建设的“失范”及对策[J].办公室业务,2016(11):45-45.
  [2]阿古达木.档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].科研,2016(12):00269-00269.
  [3]柴坤.高职高专院校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].洛阳理工学院学报(社会科学版),2015,24(3):42-44.