房产档案信息化建设中的问题与对策研究
【摘 要】本文根据作者的工作经验，结合房产档案信息化管理特点与重要性，就针对房产档案信息化建设中的几个问题提出几点建议，仅供同行参考。
【关键词】房产档案；信息化；管理；系统
【Abstract】Based on the author"s work experience and combining with the characteristics and importance of real estate archives information management， this article proposes several suggestions for the construction of real estate archives informatization.
【Key words】Real Estate Archives；Informatization；Management；Systems
1. 引言
（1）以前，我们一直使用傳统的人工方式来管理文件档案，管理水平停留在纸质介质的基础上，这种传统的方式存在效率低下和查找时间长、共享信息差、差错率明显比较高和对库房要求很大等缺陷。传统手工处理方式已经过时，不能适应新时代的房产档案管理方式发展的需要。
（2）随着信息技术的发展及应用，以计算机为基础的信息管理必然要取代传统手工方式。信息化管理房产档案已成为一种趋势，同时也是提高房产档案管理利用效率重要途径之一。房产档案信息化管理是现代档案管理的必然趋势，它不仅是权属登记、房地产纠纷仲裁、房产交易、史迹考证、解决房产纠纷的重要依据。对于管理者和决策者来说，城市房地产管理发展也是至关重要的。
2. 房产档案管理信息化的重要性
房产管理部门一般都保存了近代和现今的房产档案资料，并担负着收集、管理与提供房产信息的责任。长期以来，它为政府、为人民提供了准确而可靠的基础资料。从业务上看，房产档案信息管理具有量大、复杂、更新快、用途广的特点；而传统的房产档案管理方法全部是依靠手工收集、整理加工，周期长、消耗大，纸质存储，占据空间大，易磨损、检索费力费时，无法进行深层次的日日臻完善，更无法满足信息共享，已经不能适应时代的发展。通过网络为支撑的计算机技术，可以极大地促进房地产档案管理模式的重大改变，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，更好地为为房地产经济发展服务。在我国全面建设小康社会的战略中，为城市建设和房产档案管理信息化带来了机遇，同时，房地产交易的逐渐火爆，使查阅房产档案的需求也逐步的增多。就以某市房屋产权交易管理中心档案馆数据统计为例，近几年，仅因房产权属登记的档案调阅量就平均每年近10万条，这还不包括抵押登记、法律纠纷和房屋拆迁等其它原因的调阅。房产档案最根本的作用就在于为物权确认提供依据，房地产登记的基础来源于完整准确的房产登记档案，每一宗交易行为的确认都离不开房产档案的利用和管理，房产档案有效地维护着房地产市场的健康发展。提升管理水平、提高工作质量和效率，是房产档案管理系统的一个极其重要的环节。
3. 房产档案信息化管理特点
随着房产档案信息化管理和现代化建设的深入，计算机网络技术在房产档案管理领域的普遍使用，大大提高了档案管理的工作效率.也使房产档案信息化管理明显优越于其他的档案管理，具有自己的特色。
3.1 档案资料数字化和专业性。
房产档案信息化的基础管理就是将档案实体与日常服务分离，档案实体被作为原始的凭证入库保存，以一次房产登记为宗，建立房产档案数据库，并与各种载体的档案资料转化为电子数字化形成的相应图像进行无缝挂接。大量的信息被计算机处理和程序识别，用这些信息构成相关的信息化管理数据库，建立房产档案信息管理系统。实现对信息转变为日常服务，主要利用存储于计算机中的集图、文、像于一体的多媒体信息。其专业性为房产管理部门负责房产登记工作，房产档案是房产登记活动中形成的真实记录，其房产权属登记和交易管理工作是依照一定法规进行的，是其它任何部门都不能代替的，房产登记部门是产生房产档案的专业部门。房产管理工作，面广量大，政策性强，形成的档案材料专业性强，在内容和形式上与一般公文有明显的区别，以簿、图、档为主要内容的房产档案在管理上也有自己专业的管理方法。
3.2 信息传输网络化和动态性。
房产档案信息化的核心是利用网络进行信息交流传递，达到实现信息资源共享。借助计算机技术在网络应用，可以使档案一经产生就能马上在网上综合利用，省却了传统意义上那种收集、整理、移交、归档中不必要的时间浪费，确保信息价值最充分的利用。通过网络将图形库管理、产权管理、档案管理有机结合起来，所有业务环节都在计算机网络里完成，有利于快捷方便地完成产籍登记、修改、统计、编目、查询、打印等程序，显著提高档案管理工作的效率。房产档案形成后，房产权属情况并不是一成不变的，随着房产的买卖、交换、赠与继承、分割上、裁决等交易行为使房屋产权不断发生变化和房屋的新建、翻建、改建、扩建等房产变更。因而，房地产档案处于不断变更和转移之中，具有很强的动态性。只有全面真实地反映房屋变化，才具有其利用价值。
3.3 查询应用智能化和图档结合。
充分利用计算机网络技术和现代化设备，使房产档案信息存储都实现数字化管理，这样可以使档案信息网上智能化检索，浏览快捷方便，效率高，节省了很多人力物力，可以随时查阅所需要的房产信息，并可在必要时进行联网传输，为物权确认提供重要依据，是房地产登记的全程工具。有效维护房地产权利人的合法权益，促进房地产市场健康发展，为加快城市建设提供信息服务。在房产档案管理中形成了以簿、图、档为主要内容的产籍，房屋权属情况并不是一成不变的，登记簿是房屋权利归属和内容的根据；图包括分层分户图平面图、分丘图平面图等反映权利状态范围，形象直观；档指狭义的房产登记文字材料，弥补了图的不足，反映产权的来龙去脉，详尽细致，真实可靠。如果图离开档案，就失去了它的权利归属含义；反之，档离开图，权利范围则不明。只有图档结合，才能真正把权利反映清楚。