试论“互联网+”视域下档案信息化建设的四重境界
摘 要：随着互联网技术的不断发展，人们越来越重视对档案资源进行信息化建设。因此，本文将对“互联网+”视域下档案信息化建设的四重境界进行详细分析，希望可以为相关工作者的研究提供一些帮助。
关键词：互联网+；档案资源；信息化
前言：目前，我国已经进入到了信息化、数字化的时代，加强对档案资源的信息化建设已经成为了一项重要工作。因此，必须从数据化、智能化、远程利用以及信息交互四重境界，加强对档案资源的信息化建设，提高档案管理的效率与质量，从而推动其进一步发展。
一、实现档案资源数据化
目前，我国各级档案部门都已经对档案资源进行了数字化建设，而这项建设可以有效改变人们对于档案资源存储与利用的方法、途径[1]。部分研究人员认为档案资源数字化指的就是通过扫描技术、数据压缩技术以及数据库技术等，把已经归档的电子档案与传统介质档案，如声像文件、纸质文档等，按照一定的顺序组织成档案数字信息库。
通过对上述定义进行分析可以发现，要想使档案数字化建设达到理想效果，就必须做好以下工作：扫描加工传统介质档案资源、建立档案目录数据库、建立元数据体系、著录数字化档案全文、归档保存电子文件以及电子文档的长期存储。另外，还应该做好信息服务平台建设、数据库设计等工作。
还有部分研究指出应该把数字化替换成数据化，从而对档案服务进行创新。这种观点的提出是因为实际工作中仅仅是把扫描加工传统介质档案作为数字化建设的主要内容，而忽略了其他方面的数字化建设。通过分析可以发现，数据化属于数字化的一部分，但因为工作人员将数据化理解为扫描加工，这使得数据化必须被单独提出来。
由此看来，在“互联网+”视域下，实现档案资源数据化，并建立起健全的元数据标引体系是档案信息化建设的一重境界。档案资源数据化的实现代表着档案资源全文著录、目录数据库建设、电子文件归档以及元数据充分标引等工作已经顺利完成，有利于人们利用计算机对相关数据进行处理。而元数据标引体系主要是由档案基本元数据、业务处理元数据以及管理元数据构成的。档案信息化建设一重境界的目的就是可以通过普通检索完全查找到相关的档案资源。
二、实现档案资源智能化检索
档案信息化建设的二重境界就是实现档案资源的智能化检索和个性化推荐。一重境界中只是通过关键字对档案资源进行简单检索，而二重境界中要对档案资源进行智能化检索。相关研究表明从“后检索时代”获取档案资源是档案信息化建设二重境界的目标，而为了实现这一目标，必须对智能检索系统和个性化推荐系统进行合理建设。档案资源数据化实现后经常会出现信息超载的问题，而个性化推荐可以有效解决这一问题。其主要是对用户的兴趣爱好进行收集，并通过一定的个性化计算，把相关数据推送给用户，并帮助其了解自身实际的信息需求。
档案智能检索系统应该具有三方面功能，即根据已知信息对隐性信息进行推理、良好的学习能力与自适应能力以及将用户的真实需要准确反馈出来。可以使用自动文摘、扩展查询、图像智能检索以及自然语言处理等技术，对档案智能检索系统进行建设。智能检索系统与个性化推荐系统并不是替代的关系，二者间可以相互补充。例如，为了解决普通检索不足这一问题，智能检索系统可以从资源端入手，通过扩展词技术等方法，提高检索的概率；而个性化推荐系统则可以从用户端入手，利用协同过滤技术，把这一资源推荐给相似用户。目前，个性化推荐系统发展较好，因此，可以通过加强对其的建设实现档案信息化建设二重境界的目标。
三、实现档案资源远程利用
一重、二重境界的建设可以有效解决目标档案资源难查找的问题，同时其还为三重境界建设目标的实现奠定了基础。档案信息化建设三重境界的目标就是实现档案资源的远程利用。只有建设好用户权限远程认证，才能保证档案资源远程利用的有序性、安全性。用户权限远程认证指的就是只有具备相应权限的人员，才能访问网络传输过来的档案资源。在建设这一认证系统时，要先对档案资源开放的权限进行明确，即清晰指出哪些人可以访问哪些资源，并在这一基础上，划分出访问用户的类型。之后，再结合档案部门本身的特征，通过合理的认证技术，实现用户权限远程认证。目前，生物特征认证、口令设定、电子签名识别以及智能卡认证等是比较成熟的认证技术，应该按照资源的特点和实际的应用情况对认证技术进行合理选择。
在用户权限远程认证工作完成后，还应该对相应的网络平台进行建设。这一平台应该包括手机客户端、网站、微博以及微信等多种形式，以应对用户的不同需求。目前，虽然档案部门加强了对微博、微信平台的建设，但是其并没有涉及到远程利用领域。因此，要想达到三重境界目标，就必须在做好前两重工作的基础上，对微博、微信等平台进行有效建设。
在三重境界建设完成后，档案部门可以利用电子化的方式，简便获得丰富的档案利用行为数据、用户属性数据以及资源评价数据。而在这一基础上，档案部门可以对用户数据分析引擎进行建设，提高自身服务与管理的水平，从而实现循数管理。
四、实现信息系统间的交互
档案信息化建设的四重目标就是加强各部门之间信息系统数据的交换，从而更加快捷、便利地使用档案资源。这一重境界的重点就是对档案信息系统对外数据接口进行有效建设，即加强档案部门信息系统和其他部门信息系统间的交流。目前，因为我国信息化建设主要是在各部门内部纵向进行的，且各个部门的信息化建设模式存在差异，这使得各个领域之间很难进行有效的信息交换。因此，档案部门必须对当前的实际情况有着充分的了解，并利用数据集成接口技术，将自身的档案资源提供给相关部门。同时，要想做好四重建設工作，就必须解决好电子文件凭证性问题。若外界缺乏对电子文件法律效力的有效认可，那么即使档案部门完成了远程利用平台和对外集成接口的建设，相关用户还是需要到对应部门盖图章。因此，在这一阶段，档案部门可以结合实际情况，建立起相关的电子文件凭证性保障机制，从而有效解决这一问题。另外，档案部门应该加强对政策、制度的利用，并紧密联系相关部门，保证信息系统信息交互的程序化、规范化以及制度化，从而为用户快速获取相关信息提供便利[2]。
结论：进入新时代后，加强对档案资源的信息化建设已经成为了一种趋势。因此，档案部门必须通过档案资源数据化、元数据标引体系、智能化检索、个性化推荐、用户权限远程认证以及对外集成接口等内容，从四重境界对档案资源进行信息化建设，提高档案管理的质量与效率，从而促进档案信息化建设在“互联网+”时代更好的发展。
参考文献
[1]崔岱.基于“互联网+”视角对档案信息化安全建设策略的探讨[J].城建档案，2018（03）：17-18.
[2]宣莲，秦子龙.“互联网+”思维下档案信息化建设模式探究[J].兰台世界，2017（12）：26-29.
作者简介
于红，女，山东省文登人，汉族，现职称：助理工程师，学历：本科；研究方向：企业档案管理。
（作者单位：中交一航局第三工程有限公司）