档案管理信息化建设现状及对策研究


  【摘 要】随着经济的快速发展,我国在网络技术方面取得了长足进步。传统的人工档案管理已经不适用目前的发展需求,所以档案信息化建设迫在眉睫。档案信息化建设作为企业发展的主要途径,在建设中发挥着巨大的作用。本文主要从我国当前档案管理信息化建设为出发点,分析了当前信息化建设存在的一些问题,并对当前档案管理信息化发展的不足做出应对措施,并提出可行性意见,推动信息化建设在发展进程,从而提高档案管理信息化的发展。
  【关键词】档案;管理;信息化建设
  随着互联网+时代的到来,我国在数字化建设的方向逐步走向正轨,档案作为信息化建设的重要组成部分,在我国各行各业发展中承担着重要作用,所以推动档案管理信息化建设是非常有必要的。
  一、档案管理信息化的内容与功能
  档案管理信息化顾名思义就是对档案进行现代化信息技术管理。在档案管理信息化中,在对档案管理活动中,全方位采用现代化信息技术,对档案进行信息化建设资源处理、管理及建设,并将档案管理方式从实体重心朝着信息化重心转变,实现档案在日常管理中的现代化进程,体现档案管理信息化的功能。
  二、档案管理信息化的现状
  (一)思想观念落后,信息化管理意识淡薄
  档案管理信息化,作为信息化资源的建设重要组成部分,要求档案管理人员在工作内容与形式上不断进行创新,争取与信息化建设发展步调一致。但是,在我国档案管理中,管理人员由于思想古板,对档案信息化建设持观望态度,認为信息化建设繁琐,和日常发展没有关联,没有给予足够的重视,完全忽略了档案管理信息化的重要作用。
  档案管理人员年龄结构,学历层次,都是思想观念落后的主要源头,没有专职档案管理人才,对档案管理人员没有经过系统的培训,以至于缺乏基本的档案管理知识,管理技能,影响着档案管理信息化的发展。
  (二)资金投入不足,基础设施落后
  在档案管理信息化建设的过程中,对电子设施的装备、硬件、专用软件及专职技术人员资金投入不足,严重制约了档案管理信息化发展建设。由于资金投入过大,电子产品更新换代较快,基础设施逐渐落后。基础设施日常的维护,也是资金投入消耗过大引起的原因,由于观念落后,更愿意将钱投入科研经费,而不愿意进行信息技术维护,严重制约了档案管理信息化建设的资金投入及时代发展。
  (三)网络安全问题,数据库建设落后
  在档案管理的信息化发展的过程中,由于互联网+的到来,信息技术得到了空前发展,各种各样的网络病毒充斥着互联网,有些电脑黑客专门攻击信息化建设相对落后的校园网,非法获取个人信息,对档案信息造成威胁,导致的信息维护面临巨大的挑战。档案信息化的发展,各部门也建成了大小规模不一的数据库,但是由于没有专职技术人员的管理,导致数据库没有采用国家规定的标准及规范,导致使用者不愿意去使用,数据库的利用率不足,制约了档案信息化建设发展。
  (四)档案管理人员素质低
  新时代的发展,对专业技术人员的要求更加严格。所以在信息化时代发展中,专业人员能力强,素质过硬,已经成为顺应时代的趋势。在我国档案管理信息化过程中,大部分档案管理人员。一方面,由于年龄问题,不能熟练使用计算机,对于档案管理工作热情度不高。另一方面,各部门对档案管理人员没有采取培训措施,导致档案管理人员素质较低,不能适应新时代信息建设化的发展,阻碍了档案信息数字化发展。
  三、档案管理信息化的现状应对措施
  (一)加强管理人员信息化建设重要性,提高人才队伍
  互联网时代,信息化建设已经成为目前大趋势。有关部门应加强对档案管理信息化的重视,聘请讲师对档案管理人员进行培训,加强档案管理人员对档案管理信息的重视,撇弃传统思想观念,更新现代观念,主动树立正确的服务观念,更好的投入到档案管理人员建设中去。提高人才建设,建设合理的人才选拨标准,加强档案人员的综合管理素质,以继续教育,讲座,岗前培训等形式对档案管理人员进行培训。提高在职人员信息软件使用能力,信息处理能力,对档案信息化发展做出贡献,提高信息化发展。例如:某企业处于沿海地带,信息技术发展较快。企业领导层在各部门中,选拨了一批高质量人才,聘请档案管理信息化方面的教授,进行了为期三个月的培训,使得该企业在档案信息化管理方面走在了最前列,不仅服务了用户,还对信息化数字发展做出了巨大贡献。
  (二)加大资金投入力度
  档案信息化建设在一定程度上,需要设备的武装。这就要求信息化建设需要一定的物质保障,由于经费紧张的弊端,在一定程度上需要社会力量的帮助,可以进行自筹资金,缓解因资金造成的困难问题。国家财政和政府,也应做出相应措施,来保障用于档案管理的经费能达到信息化建设的标准,发挥其在信息化应有的作用,从根本上解决资金不充足问题。
  (三)保障网络安全,完善数据库建设
  因档案的特殊性,保密性,为避免用户信息流失,必须加强档案管理的安全措施。档案管理人员应根据用户信息的不同,进行等级划分,并设置相应得权限管理。其次,在管理过程中,应根据档案制定严格的管理方案,提高档案信息化建设的标准性。
  完善数据库的建设,采购先进的数据库系统软件。一方面是保证用户数据的安全性,另一方面是保证服务多元化,实现互联网+互联网的资源共享的可靠性。
  四、结语
  实现档案管理信息化的发展,对我国实现数字化发展中具有重要的意义。加大档案在社会与生活中的地位,逐渐建立更加先进,现代化的档案管理系统,推进信息化建设力度,实现档案管理的数字化,信息化,为用户提供更加优质的服务,实现信息化资源共享的目标。
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