事业单位图书资料及档案管理信息化建设探析

　　摘要：随着当今时代计算机网络技术的飞速发展与普及推广，对图书资料及档案管理进行信息化建设的条件已经成熟，是发展档案事业的必然趋势。下面将从事业单位图书资料及档案管理信息化建设的优势入手，探讨几点策略，提升事业单位资源共享服务水平。
　　关键词：事业单位；图书资料；档案管理；信息化建设
　　图书资料及档案是事业单位非常重要的资源，其管理工作也是事业单位的基础性工作之一，是事业单位打造公共服务平台、实现资源共享服务的关键。在网络信息化的大环境下，事业单位图书资料及档案逐渐从传统纸质信息转变成数字信息，方便使用者获取资源，且图书资料管理部门也从被动收藏图书资料及档案变成信息生产者，使得传统管理面临巨大挑战，必须适应时代需求加强信息化建设。那么事业单位应如何加强图书资料及档案管理信息化建设呢？接下来就对此进行探讨。
　　一、事业单位图书资料及档案管理信息化建设的优势
　　对于事业单位的图书资料及档案管理工作而言，信息化建设的优势主要体现在三个方面：一是大大节约事业单位有限的人力，把图书资料及档案管理人员从繁琐的、重复的劳动中解放出来，用计算机与网络开展工作，改动信息时只需输入指令就能自动完成，减少手工操作错误，用有限的人力做好更多工作，提高效率。二是使图书资料及档案的检索、使用更便捷化，通过电子目录与电子文件归档的形式形成快捷信息查询系统，信息使用者只需输入图书资料及档案的关键词，就能获取所需资料信息[1]。三是激发并提高图书资料及档案的社会效益，通过信息化建设为事业单位集成管理圖书资料及档案奠定基础，通过网络平台把图书资料与档案文件等集成电子信息，跨越时空障碍自由流通信息，提高整体管理水平和社会效益。正因为图书资料及档案管理信息化建设有这一系列的优势，所以事业单位加强落实该项工作势在必行。
　　二、事业单位图书资料及档案管理信息化建设的策略建议
　　（一）引进先进设备，奠定基础条件
　　为实现现代化、信息化的图书资料及档案管理，事业单位就需要积极引进先进设备，奠定信息化建设的基础条件。一是引进计算机、扫描仪等硬件设备，完成对图书资料及档案的数字化存储、管理，实现信息化建设。不过在引进设备时要注意提高其兼容性，保证信息传递效率，保障图书资料及档案的信息化传递。二是如果条件允许应引进自动化管理设备，提升图书资料及档案的自动化管理水平，借助自动化设备充分利用有限人力资源，科学分配管理工作。三是基于事业单位管理图书资料及档案的实际情况开发相应的软件，提高管理效率，同时加强软件的安全维护，为图书资料及档案管理信息化建设提供安全保证。尤其要注意使用安全管理技术，严格控制访问，做好图书资料及档案数据信息的备份工作、恢复工作，降低发生系统故障的损失。
　　（二）建立实用网站，强化信息管理
　　档案网站是档案管理部门在网络上所建设的事业单位信息站点，通常是以网页的形式将图书资料及档案信息、服务等提供给人们，方便其从网上查找、查询信息，实时归档电子文件，直接获取利用服务，这是信息化建设的主要目的。所以事业单位应将档案管理系统纳入管理信息系统，形成一体化系统，统筹考虑本单位各部门信息，共享资源，提升图书资料及档案管理的系统效益、综合效益。事业单位还应使用具备开发与升级能力的答案信息管理系统，促使软件满足网络管理需求，增强检索功能，最大限度发挥计算机与网络的优势。在建设事业单位的档案信息网站时还应基于国家标准选择标准化的设备，获取实力雄厚的软硬件公司的支持，确保设备与系统升级换代，节省重新开发的费用，提高网站实用性[2]。
　　（三）完善工作制度，规范信息建设
　　当前国家正处于社会主义建设初级阶段，大部制改革形势使得事业单位变得独树一帜，其档案管理部门反而被置于非主流境地，要想使图书资料及档案管理信息化建设有法可依、有章可循，就必须依赖法律法规的保护、制约，规范信息化建设。所以事业单位不仅要制定符合自身实际情况的图书资料及档案管理制度，还要加强人员内部约束，完善并执行图书资料及档案信息专项监督制度。完整的监督制度不但能确保图书资料及档案信息的安全性，还能激发人员工作热情，保证信息化建设过程得到限制与规范，构建安全的、高效的图书资料及档案管理信息化系统，准确及时地发现信息化建设中的隐患，调动监督力量推动图书资料及档案管理信息化建设进程的不断加快。
　　（四）坚持终身学习，提高人员素质
　　信息化建设是事业单位档案管理部门在网络信息时代面临的图书资料及档案管理新要求，作为馆员则必须建立终身学习理念，不断提升能力与素质，才能更好地满足新要求，为信息化建设贡献更大的力量[3]。事业单位图书资料馆员不但要坚持更新自身知识结构，还要不断拓展专业面，熟练掌握计算机、网络等信息处理技术，变成有技术、懂业务、能力强的复合型人才；广泛阅读和本单位、本职工作联系密切的文献资料，及时掌握最新知识与信息，加大开发相关文献资料的力度，为事业单位图书资料及档案管理信息化建设提供助力；作为馆员还应积极定期参加事业单位组织的常规培训、集中培训等活动，树立优良职业道德观念，及时更新图书资料及档案管理信息服务理念，掌握数字化、信息化操作技能；把握一切在职学习机会，不断提升业务技能、增强服务意识、提高专业水平，同时争取外出进修的机会，不断拓展视野，掌握更多关于图书资料及档案管理信息化建设的知识，积累更多经验，做事业单位合格的、优秀的新时代馆员。
　　三、结语
　　时代在不断发展，人们越来越习惯于用便捷的网络查找所需资料与信息，对图书资料及档案的信息化需求也日益增加，作为有公益性质的事业单位更应顺应时代发展，在图书资料及档案管理工作中引入先进设备，建立实用网站，同时完善工作机制，强化信息管理，规范图书资料及档案管理信息化建设，馆员则要坚持终身学习，不断提高自身素质，满足信息化建设需要，为人们提供优质的图书资料及档案信息服务。
　　参考文献：
　　[1]王达.新时期图书档案信息化管理探究[J].中国管理信息化，2017（20）：166-167.
　　[2]戴远霞.网络信息化背景下加强图书资料管理研究[J].中国管理信息化，2016（02）：177-178.
　　[3]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].企业改革与管理，2016（02）：23.