硬件 项目 管理规定
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目
录
1 简介 ................................................................................................................................................... 4 1.1 目的 ................................................................................................................................... 4 1.2 适用范围 ........................................................................................................................... 4 1.3 术语说明 ........................................................................................................................... 4 1.4 职责说明 ........................................................................................................................... 5 2 详述 ............................................................................................................................................... 5 2.1 项目启动 ........................................................................................................................... 5 2.2 物料采购 ........................................................................................................................... 5 2.2.1 外购 ....................................................................................................................... 6 2.2.2 外协 ....................................................................................................................... 6 2.2.3 外加工 ................................................................................................................... 6 2.2.4 现场采购 ............................................................................................................... 7 2.2.5 消化库存 ............................................................................................................... 7 2.2.6 付款 ....................................................................................................................... 7 2.3 库管物流 ........................................................................................................................... 7 2.3.1 入库 ....................................................................................................................... 7 2.3.2 出库 ....................................................................................................................... 8 2.3.3 物流 ....................................................................................................................... 8 2.3.4 运险费 ................................................................................................................... 9 2.4 安装调试 ........................................................................................................................... 9 2.5 项目验收 ........................................................................................................................... 9 2.6 售后 ................................................................................................................................. 10 3 激励 ............................................................................................................................................. 10 4 附录 ................................................................................................................ 错误! 未定义书签。
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简 简介 介
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目 目的 的
为了更好的理顺公司硬件项目的管理流程，在硬件项目上对客户负责，使硬件项目管理更加规范有序，以便更好的开展公司项目管理工作，特制定本规定。
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适 适 用 范围 围
本规范适用范围：XXX 有限公司所有包含硬件的对外项目。
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术 术 语 说明 明
名称 说明 硬件项目 包含有外购、外加工物料或者外协工程的所有对外市场项目 主导组织 硬件项目运行中阶段性的组织机构，负责主导当前阶段的项目工作，以及作为本阶段的闸口部门与下阶段的主导组织进行衔接 协助组织 在主导组织的引导下，配合其进行当前阶段的项目工作，相关文档及资料应及时提交至主导组织
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职 职 责 说明 明
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详 详述 述
项目启动开始项目组组建会计管理报表项目计划 配置库项目启动 物料采购 库管物流 安装实施 验收售后硬件采购审批外购 外协 外加工采购合同签订供应商备货 供应商送货物料入库物料出库物流运输 物料入场安装调试上线运行培训交接 项目完工项目验收项目售后结束项目启动会 图表 1 硬件项目管理流程图 2 2. .1 1
项 项 目 启动 动
主导组织：
采购部 2 2. .2 2
物 物 料 采购 购
主导组织：
采购部 《物料采购审批单》审批通过后，由采购部对各类型物料进行汇总，并确认采购方式，原则上，自《物料采购审批单》接收至采购合同签订，不应超过 14 个工作日。
采购合同签订前，需按照《合同会签单》要求，依次经相关闸口人员签字确认后，方能交由运营部盖章生效。
采购合同签订后，合同文本一式两份，分别在市场部和采购部留存。
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外 外 购 购
关于大单外购，单次同类物料预算金额在 20 万元以上的定义为大单外购。针对此类采购需求，必须通过招标或比价的方式确认供应商。如确实无法组织招标或比价的，则必须与供应商进行竞争性谈判，竞争性谈判参与人员包括但不限于财务经理、运营部经理、分管副总等，且谈判结果需经总经理确认。
关于小单外购，单次同类物料预算金额在 20 万元以下的定义为小单采购。针对此类采购需求，如果公司前期采购过且该物料的价格还在有效期内的，可直接向供应商下单采购；如果前期没有采购过或该物料价格已过有效期的，需重新向供应商发出《物料询价单》，再次进行询定价工作。
关于价格有效期，不能超过 3 个月 。
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外 外 协 协
关于大单外协，单次工程预算金额在 20 万元以上的定义为大单外协。承包商确认方式同大单外购。
关于小单外协，单次工程预算金额在 20 万元以下的定义为小单外协。如果在工程所在地没有合作过的承包商的，或前期合作过的承包商达不到项目要求的，需通过招标重新确定承包商；如果前期合作过的承包商可以满足项目要求，且相关物料、人工的价格在有效期内的，可以直接通过商务谈判的方式确认外协合同。
关于价格有效期，不能超过 6 个月 。
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外 外 加 工 工
为缩短磨合期和降低采购成本，并保证外加工件质量的均一性，外加工厂不应频换更换，每年 1 月份和 7 月份通过招标或比价方式确认，在价格有效期内，直接通过商务谈判的方式确认外加工合同。
关于价格有效期，不能超过 6 个月 。
关于图纸的设计和下发。在项目组组建后的后 10 个工作日内，机械设计人员需根据用户
需求和现场情况完成图纸设计，并将图纸和《图纸图样目录》各打印两份，分别经由项目经理、采购部经理审核后，一份下发至外加工厂，另一份由项目经理保存，电子版则由项目经理负责上传至项目配置库。
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现 现 场 采 购 购
项目组在项目实施过程中，如果发现物料缺失，满足如下条件之一的，可以进行现场采购：
● 需采购的物料主要是耗材、辅料类的，预计长途运输费用将超过物料本身价格的； ● 现场采购价格远远低于公司采购价格的； ● 缺失物料公司采购周期较长，不能及时满足项目需求的； 单个项目现场采购物料的总值不得超过 5000 元； 现场采购前，项目经理应填写《物料采购审批单》，提交相关人员审批通过后方可进行采购，如有特殊情况，确实不能及时完成审批的，也必须预先通过微信、短信或邮件等方式与采购部经理确认后，方可现场采购。
对于在项目中不能消化的现场采购物料应通过退回厂家、运回公司等方式进行处理，因没有进行详细需求调研而造成物料过剩，给公司造成较大损失的，将按照公司相关规定进行考核。
无论现场采购物料的金额大小，必须货比多家，并要求开具增值税专用发票（17%）。现场采购的物料报销时，必须提供《物料采购审批单》、增值税专用发票（17%），经财务部审核后方能报销。
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消 消 化 库 存 存
相关物料有库存积压的，必须优先消化库存，不得再行采购。
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付 付 款 款
在采购合同约定的付款周期到达后，由采购部填写付款单，经相关人员签字确认后，交由财务部进行款项的支付。
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库 库 管 物流 流
主导组织：
采购部 2 2. .3 3. .1 1
入 入 库 库
在接到供应商的物料到货通知后，由其打印《物料入库单》一式两份，随同货物发送至公
司，计划管理员在清点检验确认无误后，签收《物料入库单》，并留存一份存档，然后办理入库手续。
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出 出 库 库
项目发货前，由项目经理填写《物料发货申请单》，经由相关人员审批后，原件由项目经理存档，复印件交由计划管理员。计划管理员在接收到《硬件发货申请单》后，应将相关物料分类确认物流和运输方式，整理出《物料托运单》，包装妥当后，安排相关物流公司上门取发货，此部分工作应在 5 个工作日内完成，项目组需派人协助。
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物 物 流 流
关于物流配送方式的选择，大宗物料原则上选择直发现场或物流配送方式，小宗物料或紧急使用的物料可选择物流快递方式。
物流配送。在完成物料领用、清点、出库、装车后，计划管理员需要与物流公司人员当面完成物料的交接，填写《物料托运单》，一式三份，托运人、承运人、收货人各一份。货物发出后，计划管理员需随时跟踪物料运输情况，并负责联系项目组人员现场收货或委托客户代为接货，货到现场后，由项目组人员和客户共同对货物外包装完整程度、包装箱数量等进行清点，确认无误后，由客户在《物料托运单》上签字确认，项目组留存一份。
物流快递。在完成物料领用、清点、出库后，计划管理员需要与物流公司人员当面完成物料的交接，填写《物料托运单》，一式两份，托运人、收货人各一份，同时计划管理员需留存快递单底联。货物发出后，计划管理员需随时跟踪物料运输情况，并负责联系项目组人员现场收货或委托客户代为接货，货到现场后，由项目组人员和客户共同对货物外包装完整程度、包装箱数量等进行清点，确认无误后，由客户在《物料托运单》上签字确认，项目组留存一份。
直发现场。在物料到达公司之前，由计划管理员整理《物料托运单》，打印一份留存，电子版发送供应商。供应商在接到电子版《物料托运单》后，打印一份，随货物发送给收货人。货物发出后，计划管理员和供应商需随时跟踪物料运输情况，计划管理员负责联系项目组人员现场收货或委托客户代为接货。货到现场后，由项目组人员和客户共同对货物外包装完整程度、包装箱数量等进行清点，确认无误后，由客户在《物料托运单》上签字确认，项目组留存一份。计划管理员在确认收货人收到货物后，联系供应商办理入库手续。
个人携带。在完成物料领用、清点、出库后，计划管理员需要与携带人员当面完成物料的
交接，并填写《物料托运单》，一式两份，托运人、收货人各一份。货物及人员出发后，计划管理员需随时跟踪物料运输情况，并负责联系项目组人员现场收货或委托客户代为接货，货到现场后，项目组人员和客户共同对货物外包装完整程度、包装箱数量等进行清点，确认无误后，由客户在《物料托运单》上签字确认，项目组留存一份。
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运 运 险 费 费
对于价值较高或损坏机率较大的物料的运输，计划管理员可酌情进行保值处理。
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安 安 装 调试 试
主导组织：
采购部 关于安全的管理。安全第一，具体请参考公司 EHS 相关文件。
关于工艺的管理。质量第二，具体请参考采购部《工程施工标准》。
关于物料的管理。项目启动后，项目经理需与客户协商在现场设置物料暂存库，并规定物料到厂后签收、存放、领用的相关流程。每批次物料到达现场后，项目组均需抽检相关物料的质量，并根据《物料托运单》将当批次的中的相关物料整理到《物料交接清单》中，《物料交接清单》包含但不限于 SN 号、部署位置、到厂时间、初检合格等，其将作为后续项目交接和物料售后的凭证。
关于进度的管控。项目整体进度需严格按照《项目计划》执行，项目经理每周整理《项目周报》，于每周五发送采购部经理。如遇重大变更，项目组应及时调整《项目计划》，并分别通报客户、采购部和产品部，产品部负责监督各个关键节点的完成质量和完成时间； 关于文档的管理。项目实施过程中，项目组需及时整理和完善《设备配置手册》，记录设备安装调试的相关技术参数和过程，作为后续客户检修和维护的指导性文件。项目经理需每双周整理《项目管理会计报表》，相关数据的获取由财务部协助，于每周五发送采购部经理。
关于培训的管理。项目实施过程中，项目组应随时组织客户相关人员进行岗前培训，并填写《培训记录表》；在设备正式上线使用前，项目组应组织进行相关的故障演练，提升客户的应急处理能力。
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项 项 目 验收 收
主导组织：
采购部
在《销售合同》或《技术协议》中规定的设备完全到厂，且安装调试完成并稳定运行 7 个自然日后，项目组应向客户提交《项目工程完工单》。
项目完工前，项目组应将《物料交接清单》与《销售合同》或《技术协议》中的硬件清单进行比对，整理《物料差异清单》，作为后续项目结算的依据。
项目完工前，项目组应检查确认项目资料的归档工作，包括但不限于《项目计划》、《项目管理会计报表》、《物料采购审批单》、《图纸图样目录》、《物料入库单》、《物料发货申请单》、《物料托运单》、《物料交接清单》、《设备配置清单》、《物料差异清单》、《项目工程完工单》等等，并酌情选择相关文档移交给客户。
项目完工后，项目经理可根据项目实际情况，逐渐减少驻场人员，并及时通知大客户经理，尽快组织项目验收。
项目验收后，项目经理应及时将《项目工程验收单》反馈财务部，并通知大客户经理回款。
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项 项 目 售后 后
主导组织：
运营部 在接收到相关售后服务需求后，采购部售后服务人员将厂家信息、厂家联系人、厂家有无备件、项目信息、设备信息（序列号）、故障现象、紧急程度等整理到《售后服务记录表》，处理完成后，再将处理建议、处理结果等反馈在《售后服务记录表》中，交由公司售后服务专员存档，相关费用通知财务部记录到项目成本中。
采购部在处理相关售后问题时，需根据项目验收日期、质保期限综合考虑，具体如下：
质保范围内的设备售后。首先通过电话、邮件、网络联机进行远程技术指导，争取解决问题。如远程支持无法解决，根据实际情况，若此故障影响客户生产，则由采购部协调备件替换；若此故障不影响客户生产，可要求客户将相关硬件发送回公司（原则上不建议客户将设备直接发送供应商进行处理），由采购部负责组织人员进行维修，如仍无法解决，则直接发送给供应商进行维修，采购部需对维修过程进行跟踪，对维修周期进行控制。
质保范外的设备售后。如通过远程技术支持可以解决，原则上均为客户免费解决，对于远程无法解决的问题，根据实际情况，将收取服务费用，保外售后服务产生的费用原则上由客户全额承担。激励 要求公司各职能组织和个人严格按照流程执行，如有违反规定造成损失的，将严格参照公
司相关管理制度执行激励。