人事档案信息化建设的问题与对策研究
[摘 要]伴随着信息技术的不断发展，人事档案管理逐渐进入信息化时代，利用信息技术的优势，提高人事档案管理的工作质量，并保证档案的安全性。在我国实施人事档案的信息化管理具有重要意义，可有效保证我国的发展和经济建设，故而，应采取有效措施，加快我国人事档案管理信息化建设的步伐。本文就人事档案信息化建设的问题与对策进行研究，以期为相关工作者提供参考依据。
[关键词]人事档案信息化建设；问题；对策
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）35-0351-01
引言：
人事档案在公司选择人才的时候能够提供十分有利的依据，人事档案的管理和建设的工作逐渐成为了各个公司关注的重点的内容。因为科技的发展，如今的人事档案已经不仅仅是一些书面的纸质的材料，而是不断的与如今的网络相联系。许多的信息都汇总在计算机上，被统计整理成为电子版的档案。这样不仅可以帮助公司快速的找到需要的档案信息，还能够大大的提高办事的效率，减少不必要的浪费。
1人事档案信息化建设的问题
1.1不具备健全的人事档案管理制度
根据相关调查显示，现阶段大多数机关事业单位的人事档案管理工作都是由其相对应的人事档案管理部门主要负责，即使个别机关事业单位针对人事档案管理工作制定了相关规定标准，但却没有对其具体管理方法和流程进行明确，进而容易导致人事档案管理工作出现混乱。同时还有一部分机关事业单位尚且没有切实可行的人事档案管理制度，并且人事档案管理工作实际展开时的范围也不标准，进而对许多应保存的信息资源无法有效完整保留，致使人事档案在进行变动时，经常出现工作交接不够明确等情况。除此之外，目前还存在的一个普遍现象就是人事档案的目录不够清楚统一，各个部门都习惯性的根据自身的固定理解来整理信息资料，致使人事档案最终目录极其混乱，为日后的查找工作大大增加了难度。
1.2管理方式较为落后
根据现阶段的实际情况来看，目前仍有大多数的机关事业单位对档案管理存在的重要性认识不足或是落实力度不够等情况，而手工档案整理方式还是占有较大比重，这对于新时期档案管理记录的精细化要求来说，会大大增加失误的发生频率，并且这些错误现象还不容易别人发觉和重视，进而无法及时有效改正，造成永久性的失误，在这种情况下，信息化建设就与手工形式的管理相比较就有着较大的优势。同时在通过计算机技术对人事档案进行管理时，大多数机关事业单位仍然停留在档案信息管理的这一基本功能上，不能利用其对档案信息展开系统全面的整理分析，进而无法提高档案管理效率和质量，只会大量浪费时间和精力。
1.3工作人员不具备信息化建设意识
在新时期的发展背景下，信息技术得到了飞速的发展，而机关事业单位人事档案管理水平的好坏却受到许多因素带来的影响，而人为因素就是其中最主要的因素之一。由此可知，人事档案管理人员的实际管理水平和综合素质不但决定着管理工作能否顺利开展，还对机关事业单位的未来发展有着一定的影响。根据目前实际情况来看，大多数机关事业单位的人事档案管理工作人员自身专业水平和综合素质仍然没有得到有效提高，工作能力和工作效率都较差，并且还有部分人事档案管理人员没有经过专业的岗前系统培训，自身档案管理业务不够熟练，进而容易导致档案管理工作严重缺乏规范性，无法适应信息化的发展，甚至还有部分机关事业单位的人事档案管理工作是由其他部门工作人员兼任，其人事档案管理基础知识和专业技能远远不能满足实际工作，这对机关事业单位未来发展是极其不利的。
2人事档案信息化建设对策
2.1强化人事档案制度建设
人事档案管理信息化建设的有效执行应由观念认识这一源头人手，完善管理制度，扩充投入，创建稳定的工作队伍。观念意识层面，企业单位各阶层领导应重视信息化建设，做好领导组织工作，提升扶持力度，通过多元途径筹措经费，确保信息化建设以及系统应用需要的各项费用。同时，应做好软硬件设施建设管理，积极开展人事档案数字化、网络化应用开发研究。制度建设层面，应创建完善的应用系统，提升安全保密水平，制定自检监督管理制度，为人事档案信息化管理建设夯实基础。再者，应加强员工队伍建设，创建完善的人才培训管理制度，打造出一大批掌握丰富人事档案管理知识与高水平技能、同时能够熟练应用计算机技术、精通信息化数据库系统操作的综合人才。
2.2提升档案管理人员的工作水平
对人事档案管理工作人员统一进行培训，使其了解信息化的管理方式，并正確使用信息技术设备。可以聘请专业的信息化管理技术人员到工作现场进行指导，因档案管理的工作人员本身具有管理工作经验，只需要对其进行信息化设备使用的技术培训，可以快速提高其使用先进设备的能力，结合自身的管理经验，可以有效提高档案管理工作效率。此外，也可以选择具有信息技术能力的人员进行人事档案管理培训，使其明确档案管理有关信息存储、查阅或是借阅等流程，快速进入工作状态，有效提高人事档案管理工作质量。公司要尽自己最大的努力将新的方法和技术运用到档案的信息管理上去，把工作人员作为发展的中心环节，在成本上尽可能的提高，给与档案管理工作较为适合的环境和条件。
2.3强化人事档案的安全管理
人事档案管理的信息化建设，在提高管理工作效率、实现人事资源共享的同时，也为档案资料带来安全隐患。人事档案资料泄露对我国的经济建设和发展有着严重影响，因此，在人事档案管理信息化建设中，应提高工作人员的安全意识，强化人事档案的安全管理，防止人事资料泄露。人事档案资料的安全管理应从技术手段、设备支持等多个方面进行，从而提高安全管理工作效率。同时，提高管理工作人员的素质，使其具有较高的专业管理能力，根据人事档案的管理要求，对档案资料进行详细划分和备份，进而实现人事档案信息的安全管理，并提高安全管理的有效性。此外，还要结合管理工作的实际情况和工作人员的工作状态等，完善激励措施，提高管理工作人员的待遇，能够有效避免工作人员受到外界的诱惑，进一步提高档案资料的安全性。
结语
人事档案信息化建设能够动态化的管理每个人的人事档案信息，保证其时效性、真实性和准确性，能够及时、准确、迅速的人才管理、资源配置提供信息和数据，进一步提高人事档案管理工作的效率。人事档案管理工作的信息化建设需要投入大量的人力、财力和精力来做，要采取有效的方法途径全面推进人事档案信息化建设，使人事档案信息化的优势发挥出来。
参考文献
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