工程档案的信息化建设与管理探讨
摘 要：隨着我国经济的快速发展，大量工程建设逐年猛增，庞大的工程档案也就随之而来，档案信息化具有简洁、方便、快速、准确的优点，如何把高新技术和现代化的管理手段运用到工程建设的档案管理工作中，是摆在我们面前的一个亟需解决的问题。文章主要就工程档案的信息化建设与管理进行了相关的分析，以供大家交流探讨。
关键词：档案信息化；工程档案管理；重要性
在现代信息技术飞速发展和人类社会不断进步的今天，先进技术的广泛引入与先进管理水平的全面提升，为档案管理开创了良好的前景，也给档案信息化建设与工程档案管理工作提出了新的课题，这就要求档案工作者适应信息化时代档案工作的需要，不断推进档案信息化建设进程，丰富档案工作创新发展内含，实现档案信息社会化和档案信息资源共享。
1 工程档案信息化的内涵
众所周知，工程档案是历史的原始记录，这种记录就是一种信息。工程档案信息主要体现在两个方面：一方面就是狭义上的工程档案信息化，指的是工程档案自身内容要符合信息化的要求；另一方面就是广义上的工程档案信息化，指的是工程档案的信息要与经济、政治、文化、社会、生态等信息进行融合处理。因而，工程档案信息化既是工程档案本身的信息化，同时也是通过信息化的方式为社会提供服务。
2 工程档案信息化建设的重要性分析
2.1 工程档案信息化建设有助于提高工程档案开发和利用效率
工程档案信息化管理对提高工程档案管理水平的作用是显著的，我国现阶段工程档案管理水平不足是客观存在的。改革开放以来，我国建设工程行业的高速发展，对工程档案管理水平的要求越来越高。传统的档案管理方式和方法，已经无法满足现代建设工作对档案管理工作的新要求。为了适应现代档案管理工作的要求，必须不断推动工程档案管理信息化建设，提高信息化建设水平，使工程档案管理向着科学化、规范化和制度化的方向发展。而工程档案信息化建设有助于这一目标的实现，有助于提高工程资料收集整理的全面性和资料管理的科学性，有助于帮助企业更深层次的挖掘工程信息和资料的价值，实现对建设档案和信息的深度开发利用，帮助企业提高行业核心竞争力，并推动整个建设行业的发展。
2.2 工程档案信息化建设有助于促进工程档案资源共享
21世纪是个信息爆炸的时代，信息互联网技术已经成为推动社会发展和进步的重要引擎。建设工程作为人类改造和利用自然的重要工程，其行业发展对社会和经济的发展意义重大。在信息时代背景下，建设行业的发展已经离不开信息资源，而建设企业想要在行业竞争中获得发展空间，在激烈的国内外行业竞争压力下，必须实现相互间的战略合作和优势互补，从而形成集群效应，促进国内建设行业的共同发展。档案管理信息化系统借助互联网技术，能够帮助企业实现资源和信息的共享，帮助企业与其他企业构建更加稳固的战略同盟关系，从而最大化的发挥行业竞争优势，在国内外行业市场中获得更大的市场份额。
2.3 工程档案信息化管理能够促进建设工程行业的发展
在经济全球化背景下，国内建设行业想要发展，必须拓宽视野，向发达国家的优质企业看齐。而实现工程档案管理信息化，是与发达国家优质企业拉近距离的必要措施，也是提升国内建设行业整体竞争力的必要手段。为了解决我国技术、经验和人才不足的问题，必须加强工程档案管理信息化建设，使整个建设行业能够实现资源共享，共同进步和发展，不断提升建设行业的技术水平和技术经验，为未来我国建设行业的科学发展打下基础。
3 加强工程档案管理信息化建设的对策
3.1 提高档案信息化水平技术
（1）配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
（2）档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
（3）对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定； 其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
3.2 提高档案信息管理水平
（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
（4）从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3.3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
（2）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
（4）数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4 结语
总之，我国工程档案信息化建设与管理工作，必须进一步加强对工程档案信息化管理重要性的认识，适应形势发展需要，以改革创新精神推动工程档案信息化管理工作步入良性发展轨道，确保我国工程档案信息化管理工作不断取得良好成效。
参考文献
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