档案信息化建设工作浅析

　　摘要文化产业是国民经济支柱性产业，作为这一支柱产业的重要组成部分，档案是人们认识和把握规律的重要依据。借助档案，更好地了解过去，把握現在，预见未来。档案事业的发展与国家各项事业的发展紧密相连。
　　关键词档案管理 信息化建设 企业管理
　　档案是人们在社会活动中形成的，具有保存价值的文件资料，是伴随着人类的实践活动产生的，具有极强的社会实践性。面对信息化时代日新月异的发展，传统的档案管理模式面临着不断的挑战，在信息化环境下，档案管理模式的变革是刻不容缓。
　　一、档案室信息建设工作必要性
　　电子文件是随着科学技术的发展、电子设备的广泛使用应运而生，电子信息是人工不可识读的记录符号一数字代码，需要通过计算机特定程序使之还原为输入前状态，人工才能识读，信息的非人工识读性要求档案管理的方式必须作出相应的改革，重新定位管理模式，建立数字化的档案管理体系是面临的主要问题。
　　档案的信息化建设是一项综合性信息工程。国家“十五计划”至“十一五计划”，档案网站建设如雨后春笋地发展起来。建立档案网站可以充分发挥知识信息资源的整体优势是信息数字时代的要求。档案馆网站间可相互提供纵向横向交错查阅信息功能又有效地提高了馆藏资源的利用率，资源互补。发挥信息应有的作用是信息化建设的目的，也是信息服务方式的变革，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提高档案工作在信息社会中的作用和地位。
　　二、基层企业档案室信息建设工作对策
　　1.积极争取，提升领导对档案工作重视程度。档案设备一次性投人大、不能产生直接经济效益等给档案工作打上了“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的标签，造成目前档案管理工作在企业的地位普遍较低。作为一项需长期建设与发展的“记忆工程”，领导的重视程度是企业档案工作良性运行的关键。
　　2.转变管理机制。时效性是数字化信息时代最显著的特征。档案管理人员必须注入“时间就是效益”思想意识。信息爆炸时代，如何让档案工作尽可能快速地由静态管理转变为动态管理，改变现有传统的档案管理机制需要投入大量时间和精力。
　　3.加强企业档案人员队伍建设。在一定区域范围内统一档案管理系统，实现网络档案信息传输工作在摸索中进行，档案信息化建设意识在企业中不断加深。同时也面临一些问题，一是由于小专业受限，领导重视不足，企业档案人员以兼职为主，档案管理门类众多，档案人员的业务晓而不精，档案管理形同虚设。二是由于岗位设置等诸多因素，档案人员接受继续教育受限，档案信息化管理水平薄弱。三是为适应信息化时代的发展，档案管理人员不仅需要做好档案实体工作，在计算机科学网络适用方面也需要做不同程度的了解，档案人员必须向复合型人才转变。“以人为本”加大档案人员各项培训力度、增进技术交流，是改善档案管理工作的根本举措。
　　4.处理好档案信息利用与服务的矛盾。档案的归宿在于利用。随着科技的发展，档案工作改变了重保轻用管理机制，适应经济发展的需要，最大范围的提供利用，最小范围的保密将是必然的。要本着“谁公布，谁负责”原则，在信息利用与公布的过程中，把握原则，严格审核。强调档案工作的政策性与必要的开放性的有机结合。要适应信息数字时代的要求，转换视角，改革档案管理方式，建立现代化的档案利用模式。
　　三、建立档案信息化建设的保障体系
　　档案的信息化建设是一项长期性的信息工程，它是我国档案工作的一项重大举措。要保证这一建设的顺利进行与开展，需建立有力的保障体系来保障档案信息建设工程的有序性、健康发展。
　　1.完善档案信息建设相关法律、法规。档案信息数字化是知识经济社会的技术发展的必然产物。信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。由于档案载体和档案提供利用的方式发生了变化，档案管理工作必须在符合实际需要的基础上，进一步定完善法律、法规及技术标准。
　　同时，网络的安全维护也是信息领域要面对的难点。由于档案的特殊性质，对于公开与不公开的档案如何设置防护措施，是保障档案信息安全的关键。在目前的工作与技术条件下，提前预防、定期备份是重要的保障措施。
　　2.加大对档案信息建设工作的资金投入。档案信息化建设的基本保障与实现的先决条件是必要的资金保障。在信息数字时代，软硬件环境的不断更新换代，技术手段对设备依赖等因素决定了要改变档案工作现状必要的管理资金的投入是必不可少的。
　　就当前企业档案管理工作来看，实现档案信息化建设的整体推进和稳定发展需要秩序渐进，合理利用资源，发挥整体优势，秉承现实而积极的态度，建立适应企业特点的信息化工作新体系。