加强档案信息化建设提升档案管理手段和水平


  随着金融业务快速发展, 档案工作面临良好的发展机遇的同时,也迎来了新的挑战。传统的手工档案管理方式和办法,无论是在档案的收集、整理、保管,还是在检索、借阅、利用等方面,都已远不适应飞速发展的工作及现代化管理的需要。在信息化时代的今天,如何加强档案的信息化建设,提升档案管理手段和水平,以利于档案更好地服务于各项业务的发展,是当代档案工作者必须面临的课题, 以下是我对档案信息化建设的一些探讨。
  1 档案信息化所具备的特点
  档案的信息化必须依赖于计算机网络技术。计算机网络技术是当代信息传输的基础,它的发展促进了信息化的进程,由于档案具有的特殊性,档案信息依托于网络技术的发展也有其自身的特点。
  1)档案的载体在形式具有多样化。随着办公自动化的普及,以及无纸化办公的时代要求,档案的载体将以纸质、电子以及集图、文、声、像于一体的多媒体信息档案出现。这就意味着,档案的内容信息管理将主要通过电子计算机等技术媒介来完成。
  2)档案的收集渠道得以拓宽。随着信息网络技术的发展,电子文件传输技术日益成熟,信息资源共享程度越来越高,这就为档案收集工作开辟了一条新途径。我们可以充分利用网络优势,通过网络系统在很短的时间内进行快速的电子档案的收集。在提高工作效率的同时,也最大限度地丰富了库藏。
  3)档案的管理全程电子化。在电子档案管理系统中,可以对电子档案库里所有的电子文件和电子档案进行一系列的处理。包括一份电子文件最终形成电子档案的过程,即对电子文件进行期限鉴定、分类、组卷、赋予案卷号等,以及网上提供借阅等全部在电子档案系统内完成。
  4)档案的服务方便快捷。档案信息资源的共享,让办公人员实现在自己的办公室对所需的档案资料进行实时浏览。利用者在权限范围内借阅档案,只需通过电脑进行检索,实现快速查阅,还可以下载所需资料,档案的服务得到充分体现,大大提高了工作效率。
  2 档案信息化建设的核心内容
  档案信息化建设就是要实现对传统办公模式的改变,将大量的纸质文件转变为电子文件,最终实现无纸化办公。电子文件的管理,也就是档案信息化建设的核心内容。
  1)发文、收文实现电子化管理。收、发文尽量处理成电子文件。一是发文方面,启动办公自动化后,本单位的发文尽量采取电子拟稿,在网上流转相关环节后,形成电子发文。其中密级文件,可以采用纸质文件;规章制度、人事任免这类重要文件,为了保存的需要,在电子发文后,追加纸质文件。二是收文方面,若收到的文件本身就是电子文件就在网上流转,若收到的是纸质收文,就要进行电子化处理。通过扫描进入电脑,形成电子文件,实现收文登记、批办、承办,归还的全过程也都在电脑上完成。
  2)档案管理的电子化。一是利用电子档案管理系统,将电子文件在电子管理系统内,实现期限鉴定、归档、分类、组卷、排序编号,最后形成网上借阅的电子档案。二是由于历史原因,库存有大量的纸质文件,这些纸质文件没有电子信息,对这部分纸质文件的电子化处理方式分为两种,一种采取著录条目信息的形式,让信息存放在电子系统内,在查阅时就可以迅速指定库存纸质档案存放的物理位置。另一种通过扫描进入电子系统,完全变成电子档案信息,在网上实现资源共享。
  3)档案查阅利用的电子化管理。档案部门所保管的具有保密和限制利用条件的档案,常常是涉及国家安全和社会秩序,以及商业秘密的有关的文件材料,所以,在保密期限内一定要严格限定利用者的利用权限。档案部门以利用者为中心,设立不同权限的查阅、检索系统,让借阅者借阅到符合自己借阅范围内的文件材料。
  3 档案信息化建设的重要任务
  档案信息化建设的重要任务是档案信息资源的建设。档案信息资源的建设包括数据库建设、档案目录数字化、档案全文数字化和多媒体档案数字化工作。
  1)加快现有库藏档案的目录数据库和部分全文数据库建设,以满足快速检索利用的需要。作为档案人员要加快现有库藏档案的整理、著录工作,逐步实现库藏档案目录机检。同时,在数据库建设方面要有统一的标准和规范,此外在建立目录数据库之前,应确立并推广使用规范的档案管理软件,为今后统一接收各单位的电子档案数据统一标准,减少将来数据接口的问题。
  2)利用现有设备和技术,对一些重要的、容易受损的、利用频率高档案进行数字化,加强珍贵、重要档案的保护,提高档案利用效率。
  3)对新产生的电子文件、电子档案,有意识地收集齐全,规范地整理,形成电子档案信息,保证归档电子文件真实、完整、有效。对电子文件和电子档案,还要进行备份,保证电子信息的安全性、完整性。
  4 档案信息化建设的保障
  1)档案基础业务建设是档案信息化建设的保证。丰富的档案信息资源,使档案部门成为重要信息资源管理部门,满足现行文件利用中心的功能需要。档案中心的建设即要有档案库房、业务用房,更要有展厅、影视厅、档案文件利用大厅、电子阅览利用厅、学术报告厅等。要围绕利用服务和现代化管理的需要,配置设备,抓好基础设施建设,提高档案案卷质量,实现档案信息资源的有序整理。推广档案信息技术和档案保护技术的广泛应用。根据新形势的发展,进一步完善档案工作有关规章制度。强化档案信息资源的开发利用,最大限度地满足各项工作对档案的需求。
  2)提高档案人员的业务素质是保证档案信息化建设的关键。(1)档案人员要强化业务内功,成为档案工作的行家里手。档案工作要发展,人是第一重要因素。这是我们档案事业发展最重要的基础建设。档案人员的素质、人才结构决定着档案部门的地位和作用能否得到实现和发挥,决定着档案事业的未来,每一位档案工作者,都要强化业务内功,让自己成为业务工作的行家里手。(2)掌握现代化管理档案的业务技能。在档案信息化建设日益加快步伐的今天,档案工作的技术性越显突出,档案现代化管理基本上是设施设备和技术手段的现代化,作为新形势下的档案工作者,手中不掌握现代化操作技能,就不能适应档案信息化建设的需要,无法开展技术创新,无法引进先进技术设备和采用世界先进技术管理档案,档案现代化管理和信息化建设将无法实现。(3)用创新精神来对待档案工作,不拘泥于传统的管理方式是发展档案事业的动力。档案工作有很多具体的工作需要档案人员静心地、脚踏实地的去完成,但同时档案人员又不能局限于具体事务。我国档案管理模式历来都有自己的特色,传统模式已经在新形势下被逐步打破,如果我们还一味强调传统模式,不求创新,档案工作的路子势必越走越窄。没有创新,档案工作的发展就失去动力和源泉,档案服务工作无法完善。在提倡创新能力的同时,还要进行传统模式的比较,在前人基础上发现和改变过去的不足,完善过去有益的内容,从而达到真正的创新。(4)档案人员要有强烈的服务意识。档案工作的本质特征服务性,使其具有存在的价值和发展的必要。档案从形成之日,就决定了它的服务性。它就是为有用而留下的物质,管理档案的工作也就具有了服务性。服务能力应成为衡量档案工作者是否称职的第一要素。档案工作要提供优质服务,必须研究服务对象,研究服务途径,探讨服务方法。我们所从事的一切,档案的收集、征集、整理、保管,新时期档案信息资源的整合和配置、档案数字化建设等等,都是为了更好地服务于各项事业的发展,因此,档案工作者必须有强烈的服务意识。
  以上是对档案信息化建设的一些浅见。总之,我们要做好档案管理工作,以便實现档案信息资源利用的最大化,就要从档案管理的职能和档案工作的性质入手,研究当前形势和信息技术的发展,通过各种档案信息服务手段,对档案进行加工和整理,并提供利用,满足
  需求。