中小学校档案管理信息化建设研究
摘 要：中小学校档案反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况，在中小学校工作中起着承前启后的作用。随着信息技术的高速发展，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。传统的档案管理模式越来越难以适应新时代的需要，优化档案的设施设备、提升一线档案管理人员素质，积极进行档案管理的信息化建设，优化档案管理，利用信息化手段推进学校的档案管理工作，促进中小学校档案的归档与利用是本文研究的主要内容。
关键词：档案管理；信息化；研究
中小学校档案一方面真实客观地记录了中小学校发展的历程，同时又是中小学校重要的信息资源。是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。根据近期我们对清远地区中小学校档案管理人员的抽样调查情况来看，目前，很多中小学校的档案管理工作仍不够完善。这就对学校档案的信息化进程提出了挑战，也对单位档案管理工作人员提出了更多要求。
1 中小学校档案管理的现状
1）传统的档案管理手段。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，一线档案管理人员并没有形成主动将档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式。而单纯采用传统手工收集、保存与查询的模式，已无法满足信息社会档案管理需求。对于某重要的档案记录依然没有采用信息化的方式来记录，通过纸质的方式来收藏这些档案，存在很大的收藏难度，同时也带来一定的翻查难度。
2）匮乏的室库设备设施。学校领导档案意识的不足，对档案工作没有引起重视，直接造成学校办公经费的分配不均，或根本没有设立专门的档案工作经费，档案室建设不标准、不规范，基础设备施较差。有些学校甚至没有设立专门的综合档案库房。所使用的计算机过于陈旧，未能更新换代，档案管理软件也未能升级，还停留在十年前的管理水平，不能满足现代化管理的需要，影响了档案业务工作的正常开展。当前的学校档案管理信息化建设还需要引起领导高度重视，对照相应的标准，切实解决好档案工作中人、财、物等问题，为档案工作的开展创造必要的条件。没有高性能的电子计算机、网络服务、信息化设备，是难以完成档案信息化管理的。
3）偏低的档案员综合素质。学校综合档案管理工作，需要档案员拥有较高的综合素质和较强的事业心以及娴熟的业务能力。具体来说，也就是档案管理人员需要拥有较強的档案业务能力和较好的职业素养，同时还应具备计算机应用技术，特别是学校在选配档案员时应充分考虑其是否愿意从事档案工作，增强其工作责任感和主动性，杜绝工作上“你查我调”的被动、消极的状态。根据我们的抽样调查结果显示， 超过半数的档案人员不太愿意从事档案工作，但服从工作安排。另一方面当前中小学校档案管理工作中，很大一部分档案员并没有经过专业化的档案知识学习，而且档案人员年龄普遍偏大，这就造成对新知识和新技术接受能力较慢，计算机操作水平较低，再加之频繁的岗位变动，这对档案管理信息化的开展带来一定的制约。
2 档案管理信息化建设措施
将信息化技术融合到档案管理工作中去，可以在最大限度上将日常的资料保存、借阅等各项管理工作更为高效的开展下去。在信息化技术快速发展的当今时代，档案管理模式与手段的变革和创新发展显得尤为重要。依托信息化技术，尤其是新兴发展的信息技术比如：物联网、数据分析、文字识别、人工智能等新技术改变档案管理传统方式，提高档案管理水平将成为新时期档案事业发展的重要方向。
2.1 利用信息化加强档案宣传与培训
首先，需要制定信息化管理体系的总体规划。从服务于学校发展的全局战略出发，制定符合本单位发展的长远规划，制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、归档程序、保管期限及密级规定，从而使档案管理形成一个完善的体系，以推动档案信息化进程。
其次，加强全员档案意识的教育，保证档案材料的质量。档案工作不是综合档案室一、两个人的工作，它需要整个单位各个部门的配合和支持，增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。
再次，利用网站、微信公众号、QQ群、微信群等信息手段在广大教职工队伍中宣传《档案法》，通过网络平台公示学校档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，增加档案讲座、微信档案知识竞答来提高教职工的档案意识。
2.2 利用信息化跟进和开展档案管理业务
更新档案基础设施设备，利用信息化手段跟进和开展档案业务可以极大的提高档案工作的效率和质量。例如：通过物联网技术，将监控、温湿度传感器和手机终端联系在一起，我们可以通过手机便捷的掌握档案库房的实时情况，分析和提醒管理人员库房及所藏档案安全，甚至可以智能控制库房的空调、加湿器等电器设备。
社交app可以通过微信群、QQ群提醒学校各部门积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。与此同时通过信息手段将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。
电子化档案建设的不断普及，利用信息化系统如数据分析、文字识别技术，将可以为查阅者提供更加方便地推送、查询、阅读、交流、使用等各项服务。从而更好的使用档案资料，让档案管理信息化建设发挥出其突出的作用。
2.3 利用信息化挖掘档案资源
档案管理信息化建设的最终目标是提供利用。信息化结合在档案管理软件或平台当中通过分析档案查阅的数量、特点，将档案信息进行分类分析，通过分析档案文件关键字词的相关性提供相关度高的档案材料给部门用户参考。
开发或选用一款通用性的档案管理软件并针对学校人员现状提供便捷有效的使用培训将给学校档案管理提供有效的助力。
通过微视频学习可以学习文件材料如何分类收集，档案管理软件如何使用，目录整理规范要求等。通过电子问卷可以强化档案管理人员的培训和自我提升。
从被动的管理到主动的学习，激发档案管理人员工作的主动性，信息化与档案管理相结合将促进档案人员素质的提升并促进学校开发出更多、更高效、更实用的档案编研和利用材料。丰富档案室的档案信息资源，提供多种渠道的开发和传递，从而实现档案信息的活化和共享。
总之，档案管理的信息化建设是一项系统性的工作。在信息化时代、“互联网+”的影响中，档案管理表现出了新的特点，为了适应信息化时代的发展需求，需要加强档案管理的信息化建设。传统的档案管理工作已经无法满足学校各项工作的现实需求。档案管理工作唯有把握信息时代的脉搏，开拓档案管理工作的创新建设路径，构建起信息化档案管理模式。尽管我国的信息化档案管理工作仍处于不断探索的阶段，但是该项工作拥有广阔的发展前景，无论是在推动我国教育事业的向前发展还是在推动我国档案事业的进步都起到十分重要的作用。
参考文献
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