在档案信息化建设过程中引发的思考
信息化建设促进了档案工作的创新，朝着协调、绿色、开放、共享的方向发展。2000年12月中共中央办公厅明确提出大力加强档案信息化建设的任务，至今历时18年，其间经历了电子公文归档、电子文件管理、政府信息公开、推进数字档案馆（室）建设、馆际互联互通、馆藏数字化档案跨地区、跨部门利用等阶段，相继配套出台了6件部门规章、20多件规范性文件、4项国家标准、24项行业标准。信息化推动我国档案建设换档提速，正驶入现代化的“快车道”，我们在档案达标建设过程中积累了经验，也引发了一些深入的思考。
1 档案数字化是行业信息化建设不可或缺的部分
1.1 档案建设要全面融入信息化浪潮
数字化转型是各行各业面向未来的战略性选择，档案建设也沿着数字档案馆方向提质增效，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》制定了“到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”的发展目标。尽管推进起来障碍不少，但技术壁垒正逐一被攻克，OCR全文识别技术扫描快捷，双层PDF技术使信息利用方便，加解密技术保证了电子文件的安全，信息技术为开发档案信息资源、实施档案管理、保护档案资料、提高档案利用率提供了强大的工具，档案建设的现代化水平一步一个台阶。
1.2 各类档案馆（室）要结合需要开展信息化建设
不同行业不同规模的单位对信息化的需求有着较大差异，所建档案馆（室）在升级换代中要注重实效。综合档案馆遵循2008年发布的《数字档案馆建设指南》，机关档案室遵循2015年发布的《数字档案室建设指南》，企业遵循2017发布的《企业数字档案馆（室）建设指南》，按照国家档案局的指导性文件，建设实用和适用型数字档案馆（室）。并着力推进档案资源多样化、存量数字化、增量电子化、利用网络化、安全高效化、队伍专业化，发挥出设施设备的最大效益。
1.3 档案信息化要与本单位信息化建设同步
中办、国办在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中要求“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施”、“启动标准档案室建设，促进机关档案室硬件建设规范化”。为此，各单位的信息化建设要搞好顶层设计，注重方案的前瞻性、可持续性，结合总体规划留足发展空间。
2 推进档案信息化建设的重要意义
2.1 信息化为档案建设开辟了新领域
信息化使档案建设在内容、手段、服务方式上均发生了深刻的变化，利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，将纸质、声像等传统介质文件和已归档保存的电子文件，系统组织成有序结构的档案信息库，形成采集、传输、存储、处理和反馈的闭环。数字档案馆是计算机、互联网为代表的两次信息产业发展的成果，隨着物联网为代表的第三次浪潮袭来，正在谋划建设的智慧档案馆，将彻底颠覆人们的档案观。未来的智慧档案馆，将更加智能化，具备信息感知和协同处置能力，为社会提供档案信息泛在服务。
2.2 信息化使档案信息有了新载体
传统档案以实物形式，包括纸质档案、甲骨、竹简、缣帛、胶片、磁带、光盘和其它实物形式的非纸质档案，在保存和利用上受到很大局限，尽管精心做好“八防”，但仍易损毁和灭失。数字档案馆为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，以馆藏数字化档案、原生电子档案为核心，包括档案目录数据库、档案载体信息库等新型档案的内容信息与载体信息。在档案日常管理中，实体档案分布在库房，数字化档案集中在数据中心，设立专用服务器，数字化档案信息存放在磁盘阵列组，并预备一个硬盘备份，为解决海量数据的处理与存储问题，还将用到云计算和云存储技术。2017年底全国数字化档案资源已达2243万GB，为档案信息系统整合、资源大数据共享创造了条件。
2.3 信息化为档案服务搭建了新平台
信息化为档案系统迎来开门办馆的历史时期，开启了社会化服务的新纪元。特别是在移动通讯网、广播电视网、互联网三网业务应用融合的条件下，将更加凸显低成本、高效率的信息资源共享利用功能。全国开放档案信息资源共享平台已面向社会开通运行，现有40多家档案馆上传数据102万条，制作发布专题170多个，未来将有更多信息源接入到这个平台。就是普通档案馆（室）利用OA系统、单位网站、党政网、手机短信、微信公众号等信息传输管道，也能达到基本的档案开发利用便捷化目的。
2.4 信息化为档案管理增添了新成效
各种管理软件的系统配置吸收并优化了传统档案管理的经验，涵盖全宗、群组、用户、工作流程、档案移交、实体分类等模块，将档案资源信息手工录入或数据导入电脑，软件自动完成编目、分类、整理、保存等系列操作，减少了归档过程的繁琐；系统提供目录检索、高级检索、全文检索、跨全宗检索等搜索功能，自动化检索，能够迅速、准确定位到目标文件，提高了查阅档案的效率；系统以多元化的档案资源为管理对象，将档案信息数字化和网络查阅服务列入档案管理的重要内容，在各档案部门互联互通的基础上，逐步实现档案部门与其他部门、政务信息到业务数据的互联互通，最终实现档案数据的互通。
3 补齐档案信息化建设中的短板
3.1 走出档案建设认识的误区
在不少人的潜意识中，档案部门被边缘化，认为档案建设非单位主业，不重视档案信息化投入。要解决认识不到位的问题，可采取：一是结合本单位的普法工作，加强对档案法规的宣传与学习，将档案建设提升到法制化高度；二是档案部门积极服务于本单位的中心工作，发挥档案工作在社会、经济建设中的重要作用，转变人们对档案建设的认识；三是各级档案局加强档案执法检查，以查促建，倒逼各单位开展档案馆（室）达标建设。
3.2 培养档案工作复合型人才
各单位都普遍存在档案管理员对数字化设备不会用、信息技术基础差的问题，切合实际的解决办法：一是强化档案系统内新知识、新技术的继续教育，尤其是信息技术培训，提高档案管理员的综合业务能力；二是依托数字档案管理软件和信息化设备供货方，为用户单位提供技术培训，将技术升级和设备维护写进后续服务合同；三是整合本单位的技术骨干力量，共同参与档案信息化建设，搞好单位内部人员的学习与交流。
3.3 弥补档案管理上的不足
目前，很多单位的档案管理还处在从手工操作过渡到人机交互的模式，档案管理员安于现状，新设备、新技术未得到充分应用；在归档上，还存在只重实体档案，忽视电子文件收集的倾向；对档案信息的互联互通、共享利用，安全隐患防范不够。相应的整改措施：一是将档案信息化纳入绩效考核，建立激励机制，杜绝档案管理员“穿新鞋走老路”；二是档案管理部门提供技术援助和业务咨询，通过专业指导规范档案管理；三是建立信息安全机制，运用加密技术手段，为互联互通网络安全保驾护航。
3.4 健全单位的立卷归档制度
档案征集方面的制度建设是薄弱环节，因此，不少人的档案意识淡漠，不建档、不归档的现象在各单位的部门中不同程度地存在。为了彻底整治可行的方案是：一是制订内容比较细化、易于操作的立卷归档制度，形成钢性约束；二是配合采取适当行政措施，如实行立卷归档评价制等，促进档案进馆率；三是档案管理员主动作为，提前介入，指导各部门人员建档。
参考文献
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[3]李蕾.医院电子档案管理策略[J].办公室业务，2016（21）.