提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略
【摘要】本文主要结合实际情况，首先分析了事业单位档案信息化建设存在的问题，然后论述了提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略，希望通过研究对同行有所帮助。
【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设;对策
信息化时代，信息资源更新换代速度更加快速，每天会产生海量信息资源。而我国事业单位档案管理工作也发生了全新变化，档案数据、档案数量也在明显激增。事业单位的档案作为个人信息的重要载体，在组织机构中扮演着十分重要的角色，发挥着十分重要的影响作用。档案管理工作已经成为检验一个单位工作效率是否高超的重要标志。而实现档案管理信息化，不仅能够提高档案资源的利用效率，对有巨大价值的档案材料进行有效保存保管，而且也是实现档案管理部门现代化发展的重要体现，因此要求档案管理部门高度重视信息化建设，针对现阶段信息化建设存在的问题，采取有效措施，不断提高档案管理质量和信息化水平，使事业单位的档案管理工作向着现代化信息化方向发展。
一、事业单位档案管理信息化建设存在的问题
（一）专业信息化人才缺乏。事业单位档案管理人员作为档案管理的主体，其整体工作素质和信息化水平对确保整体管理质量发挥着不可替代的作用。但从现阶段事业单位档案管理人员的工作能力、专业素质来看，工作人员多数不是从专业院校毕业的专业人才，缺乏一定的专业化能力，而且档案管理队伍老龄化严重，信息化意识不强。由于对工作队伍技能培训力度不足，使得整个工作队伍缺乏专业水平，知识结构不完善，与现代档案管理工作要求越来越不适应，更不能满足经济社会发展的需求。此外，很多工作人员对工作认识不足，具体表现在工作中，档案材料收集不科学，工作不积极，不能做到精益求精，档案管理工作敷衍了事，只是档案资料的收集整理，没有尽职尽责，不能够及时发现工作中存在的不足之处，严重影响了事业单位档案管理工作质量和工作秩序。
（二）事业单位档案管理改革机制缺乏时代性。目前，事业单位在改革过程中，对档案管理改革研究较少，相应改革机制与现阶段对事业单位档案管理要求极不相适应。新时期，随着我国经济不断向着深水区和常态化方向发展，未来国家在经济建设，各项事业发展过程中，面临很多不确定性，面对这些不确定性，做好事业单位档案管理工作，能够确保相关部门利用有价值的信息材料，分析当前形势，从而更好地攻克难题，向前发展。目前我国教育领域企业和社会发展动态，革新了人才培养模式，确保人才培养更好，与社会相贴合，培养一大批专业优秀的人才，以适应不同领域的专业需求，整个人才市场向着多样化、专业化、复合化方向发展。而事业单位档案管理内部还没有建立与社会发展相适应的管理机制，不能够很好地适应市场经济改革发展要求，与社会发展存在一定差距。事业单位档案管理部门对于现代化技术的应用还存在一定认知差距，不能够积极应用先进的技术设备，工作效率低下。由于工作意识不强，改革机制和时代不相适应，给档案管理信息化建设带来了巨大负面影响。
（三）事业单位档案管理信息化建设缺乏统一规范。现阶段，各个事业单位高度重视档案管理信息化建设，但是在信息化系统建设过程中，多数事业单位所使用的档案管理系统不能和其他部门有效统一，系统兼容性、适应性较差，难以利用同一个部门的档案管理系统，实现多种档案信息的检索和查询。再加上现阶段事业单位档案管理内容越来越多，工作流程越来越复杂，事业单位档案管理信息化建设缺乏统一规范的问题，制约了档案信息化电子化进程，使得档案资源难以实现共享，降低了档案的利用效率，不能发挥其应有的价值。
（四）事业单位档案管理信息化程度有待进一步提高。目前，很多部门在开展档案管理的过程中，并不能将信息化技术应用其中，重大档案信息材料、信息资源在收集、登录、登记过程中很难实现信息化操作和信息化记录，依然采用人工手段利用纸质方式来收藏。这种工作模式，增加了工作人员工作量的同时增加了收藏难度，也给档案查询利用带来很大难度。因此，为了进一步提高档案利用效率和管理水平，就要求事业单位高度重视档案信息化建设，逐步完善信息化系统和平台。
二、提升档案管理信息化建设的方法策略
（一）强化档案管理培训，实现档案信息化和传统档案管理有效结合。现阶段，我国事业单位档案管理工作依然采用人工模式操作，档案管理水平和管理效率一直难以提升。面对这种情况，要求提高事业单位档案管理人员的创新能力，重视现代科学技术的应用，逐步将档案管理工作向着信息化方向推进。为了加速信息技术在档案管理工作中的应用，档案管理部门应该重视对管理人员专业技能的培训教育。但由于现阶段档案管理部门管理人员专业知识较为落后，专业技能较低，知识更新速度较慢，对计算机信息化操作掌握程度不足，只有少数一部分档案管理人员懂得更高级的电脑知识和操作技能。为了有效解决上述问题，提高档案工作效率，降低人为差错产生，事业单位领导应该高度重视对现有工作队伍进行定期培训，逐步完善档案管理工作，提高工作效率。
（二）树立现代化档案管理意識。进入新世纪以来，我们逐渐步入信息社会，各种新思想、新观念不断涌现，各种高新技术的出现，改变了我们传统的工作模式和生活模式。随着以计算机、互联网为代表的信息技术的不断应用和发展，档案管理工作也需要及时转变工作意识，与时俱进，寻找各种有效的途径来不断优化档案管理工作。为了有效促进现代档案管理工作向着信息化方向发展，更好地适应现代信息社会对档案管理工作提出的要求，必须要求档案管理人员树立现代化档案管理发展意识，积极开展事业单位档案工作的电子化一体化建设，改变过去传统的人工档案管理模式，推动事业单位档案管理工作向着信息化和现代化方向发展，促使事业单位档案管理人员更加注重运用新技术、新手段、新方法来管理档案。
（三）提高事业单位档案管理的信息化水平。事业单位的领导需要转变工作意识，结合单位实际情况，从实际出发，注重提升事业单位档案管理信息化水平。事业单位档案管理信息化建设需要构建档案信息化管理平台，构建完善的信息平台，能够方便档案信息的检索，实现档案检索的高效化，便捷化，从而提高档案管理工作效率。在信息化建设进程中，相关部门应该增加宣传力度，不断扩大影响力，强化学习，积累工作经验，把提高信息化平台的适用率、推动事业单位档案管理信息化建设作为重要工作去抓。同时，在事业单位档案管理信息化平台建设过程中，还需要构建统一的、实用性的软件和硬件设备。事业单位档案管理工作的重点在于储存好档案，利用好档案，使档案的受损程度降低到最小程度，保留最大的真实性。为此就需要我们完善软件和硬件系统，确保系统的兼容性，信息传输过程中，保证信息识别、数据传输不存在故障，能够实现自动检索。各个事业单位应该进一步加强沟通，尽快使用统一规范的标准化办公设备和工作系统，并加强与国内外软件硬件企业的有效沟通联系，打造属于事业单位的档案管理信息化操作系统，高效处理信息数据。
（四）构建完善的档案管理制度。通过构建完善的档案管理制度对档案管理行为、管理工作流程作出约束，促进档案管理工作的规范化和科学化。事业单位管理部门应该结合本单位档案管理实际，制定具有可操作性的档案管理制度，并将档案信息化建设纳入考核指标，通过制定完善的奖惩措施，激励档案管理人员积极应用信息化技术。通过构建完善的档案管理制度，有利于提高档案信息化管理的质量，提高工作人员的工作热情和积极性。
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