基于Access的高校人事信息管理系统的设计与开发
摘 要：本文结合人事管理工作的实际，以我校为例，基于Access数据库平台，设计开发适宜高校人事管理信息系统，为学校人事管理构建一个有效的人事信息平台，实现人事数据的高效、安全、方便实用的查询和管理，提高了人事管理的效率。
关键词：ACCESS；人事管理系统；设计
人事信息管理、统计分析是人事部门一项重要的常规性工作，数据管理的好坏直接影响到人事管理工作的效率和质量；人事信息具有更新快、复杂琐碎的特点，实际管理过程中，面临数据冗余严重、更新不及时、工作重复性大、共享困难等问题，信息得不到科学管理与维护，将会大大降低人事管理工作的效率和质量。随着高校人才队伍的日益壮大、互联网和信息技术的迅速发展，人力资源管理也随之步入了数字化时代。然而，目前开发人事信息数据库管理系统的高校并不多，且高校现有的人事信息管理系统各异，没有形成一种有效管理模式；商业性开发的人事管理系统，主要面向企事业单位，价格昂贵，功能虽全但缺乏个性化需求，难以适应高校人事信息管理的需要。
本文结合我校人事管理工作实际，以数字化校园建设为契机，基于Access数据库开发工具，在深入研究高校人事管理特点和人事信息构成的基础上，通过对我校教职工信息类别、结构、特点进行分析研究，设计开发了适应高校人事管理特点的人事信息管理系统，为学校人力资源管理、分析、决策提供信息平台。
1 功能需求分析
在人事管理过程中，学校不同部门经常需要人事管理部门提供即时的教职工按职称、学科、学历、岗位、部门等分类人事统计信息，如果没有人事管理系统，统计起来非常麻烦，而且耗时。本系统从人事日常管理工作需求出发，基于人事统计的需要，设计开发的系统主要满足以下功能需求：
（1）用户管理：系统设置了三类用户：管理员、信息维护人员、普通用户。不同用户拥有不同的权限，管理员拥有最高权限；其他用户登录系统时，因权限的不同，所能进行的功能操作是不同的。
（2）信息查询：为学校不同部门提供即时的教职工信息查询功能，如查询教职工职称、岗位、学历学位、职务变动、工作经历等信息，制作干部名册等。
（3）信息统计：输出各类统计报表、统计图、统计报告信息，用以反映教职工学历学位结构、学科和学缘结构、岗位、部门人才情况、人员变动情况等。
（4）系统维护：满足人员信息的增加、修改、删除功能；即时更新员工信息；备份、修复系统数据，减少数据冗余。
2 系统功能模块
相对应系统的功能需求，本系统设计分5大功能模块：用户信息、信息查询、数据统计、数据维护、系统维护等模块（如图1）。
用户维护功能主要满足不同用户登录、密码的修改、系统研制等功能，根据用户登录类型，系统提供相应的功能，管理员有更改、删除、新增系统人员信息等所有功能；其他用户主要有不同级别查询等功能。
信息查询提供了各种按类型查询教职工信息的功能，通过查询可实时提供教职工总体情况、各类人员情况、在岗和不在岗人员情况、干部名册制作等。
数据统计主要满足人员分类统计、教职工人员数据分析等功用；实时提供按单位、职称（职务）、学历（学位）、人员变动等条件，统计人员数据，并绘制统计图，形成数据统计报告等。
数据表维护实现对系统基础数据表的信息更新、设计等。系统维护方便了系统数据的备份、修复、数据导入、导出等功用。
3 系统设计
本系统是基于面向对象的Access数据库开发工具，充分利用了它的界面友好、操作容易、设计方便的优点，开发者只需要掌握很少的语言编程技术就可进行数据管理系统的开发，而且开发的数据库系统维护方便，系统开发过程见图2。
我校现有在职教职工1500余人，退休人员800余人；在职教职工中，高级职称人员占34%，博士占16%，90%以上具有大学本科及以上学历，其中，具有硕士及以上学位的占67%，平均每年有一百多人参加各级各类学历、学位、学科继续教育，平均每年新进、调出、退休的人员有近百人，每年职称、职务、岗位变动的人员多达数百人。
本系统重点选择了教职工的专业结构、学科结构、学缘/地缘结构、继续教育情况等主要信息和其他基本信息项，在数据分析、归类的基础上，设计了教职工基本信息表格、单位表、岗位编号表、员工编号表、职称资格表等基础表格；再依据系统功能需求，设计系统登录界面、数据维护（图3）、查询和统计报表等窗口，并对设计结构进行功能检测，各项功能满足功能需求则设计完成，否则重新设计调试，直到系统设计满足功能需求。
4 本系统的特点
系统设计时充分展现了计算机应用于人事管理的优势，给系统应用者提供了尽量多的方便，例如检索迅速、查找方便、保密性好、成本低等特点，主要特点有：
1）视窗化操作界面，通俗易懂；
2）数据格式统一，录入迅速、规范；
3）数据即时更新，冗余少；
4）数据统计结果即时、方便、准确；
5）开发成本低、保密性好。
人事数据信息管理系统是一项系统工程，开发难度大，技术性要求强，本系统基于本人个人的水平开发，对我校人事数据管理起到了很好的效果，具有一定的借鉴和推广意义。
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基金项目：江西农业大学青年基金：基于Access的高校人事信息管理系统的设计与开发