基于工作流的高校教务管理系统信息化建设现状及对策研究

　　[摘要]随着计算机技术突飞猛进的发展，目前全国高校教务管理信息化技术也有了跨越式的发展，高校教务管理通过应用信息技术，不仅改变了高校教务管理的工作模式，也提高了教务管理的工作效率。然而，随着高校教务管理信息化工作的不断推进，问题也慢慢凸显出来。基于此，本文分析了基于工作流的高校教务管理信息化建设的现状，并提出了相应的解决对策。
　　[关键词]工作流；教务管理；信息化
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.093
　　[中图分类号]TP315 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-02
　　0 引言
　　工作流是工作流程的计算模式，是计算机化或自动化的工作过程，可以实现流线型业务运作，并且这一流动过程能被跟踪、监控和管理。工作流的发展是由业务过程的自动化演变而来的，它的起源也和很多软件技术一样，是由许多不同的起源发展而来的。目前，国际上有一个非常著名的工作流规范——WFMC规范，其中规范定义了工作流产品所必须具备的功能和特性，它的存在极大地促进了工作流技术的发展和应用。
　　由工作流技术实现的信息化系统，会带来各种各样的好处，主要有以下几个方面：①充分利用现有的软硬件资源，轻松实现各种资源的整合和协作；②实现无纸化工作模式，不断减少运行成本；③操作简便，无须花费大量时间进行流程培训；
　　④管理更加高效，获取关键信息更加快捷和准确；⑤在事务管理过程中，可以做到及时传递。
　　1 基于工作流的高校教务管理系统信息化建设的现状
　　高校教学管理的核心是教务管理，教务管理水平的高低可以体现高校教育教学的管理水平，也可以从侧面反映高校的办学实力。高校的教务管理工作是各项工作的基础，它关系到各个教学单位和各类管理人员，具有管理难度大、业务繁杂的特点。提高效率成为教务管理的迫切需要，因此采用优秀的教务管理系统就显得尤为重要了。
　　教务管理系统主要经历了以下几个阶段。第一阶段是传动手工操作阶段。局限于当时的技术水平，早期高校的办学规模往往也不是很大，要处理的数据也很多，因此高校教务管理人员普遍采用手工处理各类数据，这样的方式基本也可以满足日常教务管理需求。第二阶段是单机版教务管理系统阶段。由于计算机技术快速发展，计算机的软件和硬件水平有了进一步提升，此时很多高校使用的教务管理系统是面向单一终端的信息化系统，这样的系统仅能提供简单的查询等操作，不能实现数据共享，系统性能也不是很高。因此不能很好地提高教务管理工作效率，也不能够完全满足高校教务管理的需求。第三阶段是利用网络技术的教务管理系统阶段。软件技术的高速发展是教务系统实现网络化的基础，此时的技术开发水平也有了很大的进步，能够把高校教务管理系统的各个子系统统一整合起来，能够建成一个全方位、高性能的信息化管理系统。基于网络和数据的高校管理系统，通过网络进行实时的信息处理，实现了资源共享，系统安全性较高，大大提高了高校教务管理工作的效率。
　　目前，国内的教务管理系统主要有正方教务管理系统、青果教务管理系统、强智教务管理系统和致远教务管理系統等。除了国内的教务管理系统，还有Centre/SIS、Online Grades等国外教务管理系统。虽然现在市面上使用了各种各样的教务管理系统，系统功能大大满足了教务管理需求，系统性能也有了很大的提高，但是在系统使用过程中仍然存在各式各样的问题，主要有：①由于教务管理所涉及的业务较多，系统为了满足大部分的需求，开发了较多的子系统，造成系统过于臃肿，降低了系统的灵活性；②多个子系统之间的联系不够紧密，往往会形成数据孤岛；③系统开发往往局限于满足单一的业务流程，而且不能及时适应教务管理需求的变化等。
　　现今的高校办学为了培养适应社会的技能型人才，都在改变人才培养模式，提高办学质量，提高办学水平，因此处于变革时期的高校教务管理也需要不断改变与创新教务管理模式。此时工作流技术已经成功应用到信息化系统中了，因此完全可以把工作流技术引入到教务管理系统中，从而实现从实际的教务管理业务中提取出能够完全或者部分自动执行的业务流程，并融入教务系统中，利用工作流可以对具体的教务管理任务进行监控和管理，提高教务管理工作的效率，降低高校教务管理的成本。基于工作流的高校教务管理系统信息化建设仍存在以下几个方面的问题。
　　（1）重视度程度不够。首先，高校领导对教务信息化管理的认识程度不够，对基于工作流的教务管理系统更是浅尝辄止，没有意识到基于工作流的教务管理信息化系统所具有的广阔发展前景，因此对教务管理系统建设的经费投入不足，从而影响到基于工作流的教务管理系统软件升级和硬件更新，从而制约了高校教务管理迈向信息化。其次，高校教务管理人员接受新技术的能力不足，创新意识不高，对基于工作流的教务管理系统了解不够，未能对其有一个全方位的理解，依然安于现状，不愿对教务管理系统进行更新换代，最终影响了高校教务管理水平的进一步提升。
　　（2）系统设计不合理。大部分高校的主要精力都在于教学，系统研发能力都严重不足，所以高校的教务管理系统往往是委托第三方的软件公司进行设计或研发的。但是软件公司毕竟没有亲身经历过日常的事务性工作，没有直接参与高校的教务管理，无法真正全面了解高校的办学特点和业务逻辑关系，就更谈不上引进工作流技术来设计高校教务管理系统了。另外，部分高校过于追求多功能的系统设计理念，往往忽略了最为基本的业务逻辑，进而对发挥教务系统功能产生了严重影响。
　　（3）信息化素质水平不高。很多高校教务管理队伍的综合素质水平相对较低，主要表现为：①高校教务管理人员信息化专业素质欠缺，非信息化专业的管理人员大有人在，对基于工作流的教务管理系统一知半解，同时教务管理人员信息化水平相对薄弱，难以满足高校教务管理信息化建设的需求；②高校师资队伍信息化专业素质相对薄弱。高校教师属于高校教务管理信息化建设的具体使用人员，在现代化水平日益提升的背景下，高校教务管理信息化建设需要教师队伍具备更高的信息化水平，但是大多数教师的信息化水平较低，综合素质不高，在很大程度上制约了教务管理信息化建设工作的顺利开展。