档案管理信息化建设的必要性与策略探讨
【摘要】：档案管理是国家档案事业的一个重要组成部分，其对于社会的记录、建设与发展来说，具有重要的意义，在当前的时代背景之下，为了提高档案管理的效率与质量，更好的发挥出档案管理的作用，我们应当积极加强档案管理的信息化建设，将信息技术有效的应用到档案管理中来。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了档案管理信息化建设的必要性，然后主要就档案管理信息化建设的策略提出了部分探讨性建议，以期能为相关工作的实践提供参考。
【关键词】：档案管理 信息化 建设策略
如今，信息化技术在各个行业、领域当中都得到了广泛、深入的渗透和应用，对社会带来了巨大的影响和变革，在这样的情况之下，我们的档案管理工作也应当顺应时代的发展趋势，加强对信息化技术的合理应用，推进档案管理信息化建设。
一、档案管理信息化建设的必要性
档案管理的主要工作内容，是对信息、数据、图表、音像、文档等资料，进行收集、整理、编撰、保管和开发，其意义不仅仅在于“保管”，更在于“利用”，既能实现对社会的记录，又能够为社会的建设、发展提供参考和依据[1]。因此，档案管理工作是非常繁琐的，涉及到的具体工作细节较多，而且一旦积累到一定的数量之后，管理起来便会显得非常的困难，传统以人工为主的档案管理方式，不仅会给工作人员带来很大的工作压力，同时档案管理的效率也非常低，在档案的分析、挖掘与利用方面，更是会存在很大的阻碍，难以发挥出档案管理的作用。
信息化技术具有诸多的优势，例如其信息处理、运算速度快，智能化程度高，信息传输与共享能力强等等，将其应用到档案管理工作中来，可以取代大部分的人工工作，减轻工作人员的压力，同时大幅度提高档案管理的效率，使档案管理更加的规范化，更为重要的是，其能够通过对档案的分析与挖掘，轻松获得更多有价值的信息内容，并实现快速的、大范围的数据信息共享，提高档案的利用率，更加全面的发挥出档案管理的作用、意义。由此可见，在当前时代背景下，推进档案管理信息化建设是尤为必要的。
二、档案管理信息化建设的策略
（一）构建信息化的档案管理平台
档案管理的信息化建设，首先是需要以信息化平台为基础，这是实现传统纸质档案管理向信息化档案管理转变的前提。为此，我们一方面需要根据档案管理的实际需求，搭建好信息化硬件平台，如配置性能优越的服务器、计算机、专用网络以及扫描仪等设备，且其性能不仅要满足当前的档案管理工作需求，同时还需要有一定的富余，这样才能够便于今后的平台升级[2]。另一方面，我们还需要涉及、开发好专用的档案管理操作系统，系统要实现与其他各个相关工作岗位的对接，便于及时收集、获得档案所需的资料、信息、数据，同时系统的功能要健全、完备，能够满足当前档案管理工作的各项标准、要求。最后还应当改善档案管理信息化平台的空间环境，注意防潮、防水、防火，防范物理性的安全隐患。
（二）健全档案信息化管理制度
和传统的档案管理工作相比，信息化技术条件下的档案管理会发生很大的改变，在这样的情况下，我们的档案管理制度也就应当随之进行合理的调整，这样才能为档案管理信息化的推进提供有效的约束和指导，保证管理工作的规范性。应以我国的《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等为基本的参考，根据自身在档案管理工作当中的实际情况，对管理制度进行细化和扩展，要在传统管理制度的基础上，突出信息化管理的相关特点、需求，严防工作当中可能出现的各种问题。而且需要构建健全的档案管理工作责任体系，分层次、分岗位合理分配档案信息化管理责、权，明确各个工作岗位的工作细则，如果在工作当中出现了问题、错误，则需要将责任追究、落实到具体的人头，确保档案管理信息化建设的规范、有序推进。尤其是在信息化的操作方面，必须要严防可能发生的安全隐患，根据工作内容和责任的安排，合理分配操作权限，所有的工作人员都只能通过自己的账号、密码登录，不能交换、交叉使用，更不能随意访问外部网络，在未经许可和安全检测的情况下，不能随意插用其他的可移动存储设备[3]。
（三）实现档案信息化共享
为了使档案信息可以得到更多的利用，在信息化的技术条件下，我们还应当大力实现档案信息化共享，这一点在档案的信息化管理当中是非常重要的。在以往的档案管理工作当中，如果要想对档案进行异地调阅，过程是非常复杂的，用时也较长，等真正获得档案信息的时候，可能都已经过了最佳的档案利用时機。而在前面已经提到，信息化技术具有非常强的信息传输和共享能力，所以我们可以借助于此，实现不同地域、不同单位、不同机构的档案管理工作连接，或是建立统一的档案资源共享服务器，将可以共享的档案信息完全共享出来，允许授权的各方随时进行档案检索，获取档案信息资源，从而实现档案及时的、大范围的、多层次的利用。
（四）对档案信息进行深入的数据分析
除了实现档案共享之外，为了更大化的发挥出档案的价值，我们还应当利用信息化技术，对档案信息进行深入的数据分析，从而挖掘出更多有价值的信息。例如，大数据技术具有对庞大、巨量数据的处理、计算、分析能力，可以帮助我们从有序或无序的数据当中，提取出各种有价值的信息，这些信息通常是通过人工观察、计算、分析所难以得到的。所以，在档案信息化管理的过程当中，我们应当积极加强对大数据技术的应用，通过大数据对大量的档案资料进行数据分析，从中提取出更加具有价值的信息。
三、结语
在当前的时代背景下，我们的档案管理工作必须要积极的寻求转型，加强对信息化技术的应用，推进信息化建设，以提高档案管理的效率和质量。除了上面所提到的几点之外，我们还需要做好档案管理信息化的安全防范、保卫工作，避免病毒、黑客的破坏，防止档案信息丢失、泄露或是遭到篡改。
【参考文献】
【1】任雯靖.档案信息化建设与档案管理的研究探索[J].人力资源，2018（08）：167-168.
【2】王田翠.基于互联网背景下档案管理信息化的建设方法略谈[J].技术与市场，2018（02）：191-192.
【3】李小莹.试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2018（02）：91-92