近年来，南京市检察院大力推动档案信息化建设，将数字档案室建设作为大数据时代档案管理工作体系化、规范化、科学化的重要实现途径。继南京市检察院及3家基层检察院被评定为“江苏省5A数字档案室”后，2018年11月，南京市其余8家基层检察院全部通过“江苏省5A数字档案室”创建评审。南京市检察机关成为全省检察机关第一个实现“江苏省5A数字档案室”全覆盖的市级检察机关。全市检察机关实现了传统管理模式向在线管理新模式的转变。
一、顶层规划，准确把握档案信息化建设总目标
检察机关档案信息化建设必须围绕为检察中心工作服务这一主题开展。为適应检察信息化快速发展的形势要求，南京市检察院充分发挥科技引领和顶层设计作用，立足实际、积极调研、创新实践，加快数字档案室建设进程，不断提升档案信息化水平。
南京市检察院以建设全市检察机关共享的集成式数字档案室为目标，以创建数字档案室为途径，以江苏省档案管理系统为载体，积极推动5A数字档案室的创建工作，利用3年时间，实现了5A数字档案室全覆盖。
一是将5A数字档案室建设作为南京市检察机关信息化建设规划的重点项目。为提高基层检察院争创的积极性，经院领导批准，南京市检察院专门设立“推进基层检察院整体完成5A数字档案室创建工作”项目组。分管副检察长直接对创建工作项目方案作出批示。将数字档案室创建工作纳入年底绩效考核中，作为对基层院工作考核的重要评分标准之一。
二是经费保障措施到位，确保档案信息化设施、设备的经费投入。南京市检察院将档案信息化工作开支列入单位年度预算，及时拨付档案信息化网络维护、硬件购置、历史档案数字化等专项经费，充分保障档案信息化建设工作的正常开展。同时还对区院档案信息化设施的配备进行统一部署，对档案信息化建设应购置的各项基础设备，如服务器、高速扫描仪、打印机、备份设备、台式电脑、存储、网络传输设备等的数量、规格、技术参数提出详细的最低标准，由各区院申报，市院统一招标采购。
三是提供强大技术支撑，确保5A数字档案室建设顺利进行。各区院可采取两种方式完成数字档案室的创建工作：自行完成全部工作；自行完成主体工作，由外包服务公司辅助完成部分工作，如数字化、部分硬件设备配备、技术支持等。为保障两种完成方式均能顺利进行，由市院技术处指定参与统一业务应用系统在线归档模块、江苏省档案管理系统研发工作的一名技术人员全程负责创建工作的技术支持，保障办公OA、统一业务应用系统与档案管理系统的顺利对接，并随时解决技术难题。
四是完善并落实档案管理机制，确保档案信息安全。在建立健全了数字档案室各项管理制度的基础上，又进一步制定和修订了《电子档案安全保管和备份制度》《电子文件归档与管理办法》等规章制度，明确规定了严格的档案管理网络授权体系，各门类电子档案的归档范围、保管期限等。
二、齐心协力，助推档案管理科学化信息化
为进一步推动档案信息化发展，加快数字档案室的建设进程，南京市检察院于2016年成功创建全省检察机关第一个5A数字档案室后，采取一系列强有力的措施，在全市检察系统开展了推进基层检察院整体完成5A数字档案室创建工作。
1.认真进行调研
为掌握基层检察院的档案管理工作和档案信息化建设工作的整体状况，南京市检察院从年初开始，对基层检察院逐一进行摸底和调研。对各区院档案管理基础工作现状、硬件设备及软件系统运行维护情况、室藏档案数字化完成情况、办公OA日常使用情况和网上办文流转情况、检察业务应用系统使用情况及档案人员、技术人员的信息化管理水平等进行了深度调研。为正式实施数字档案室创建工作做好准备。
2.精心组织实施
一是以项目带动创建。市院以发文形式明确对全市数字档案室创建工作提出具体要求，并成立以办公室负责人为组长，办公室、技术处相关人员为成员的“南京市检察机关推进基层院整体完成5A数字档案室创建项目组”，负责具体计划的落实和协调各方面工作，协助解决业务和技术问题，督促各项工作完成。二是拟定具体的实施方案，对创建任务进行逐一细化和分解，明确项目组成员的各项职责，定期召开项目组会议研究解决各争创单位在项目推进过程中遇到的问题，对紧急情况随时进行指导解决。三是各争创单位项目组制订创建工作方案，对照评估细则进行自评，分解任务，设定完成时间。建立每月项目进度自查制度，并形成文字记录上报市院项目组，以便市院项目组及时掌握全市创建工作进度。四是开展创建工作实地指导，多次对2018年进行数字档案室创建的9个区院进行阶段性实地指导，在创建工作实施过程中的每个重要环节和关键阶段均到区院进行实地指导，真正地为区院排忧解难。
三、集成管理，推动档案信息化“三个体系”建设
几年来，南京市检察院将国家档案局提出的“三个体系”建设作为档案信息化工作的核心理念和顶层设计依据，大胆尝试。
1.整合与档案信息化有关的不同系统，实现技术集成
南京市检察院办公室与技术部门积极合作，通过档案管理系统与办公OA、统一业务应用系统的无缝对接，实现了全市检察机关不同系统之间的互联互通、数据共享以及整体保障体系的构建和完善。解决了不同系统中形成的电子档案碎片化问题，确保不同管理平台中档案数据的一致性、安全性和可读性，实现档案信息资源的高度共享和集中有效利用。
一是不断完善办公OA的各项功能。配合南京市检察院无纸化办公的需要，制定了严格、实用的在线办文流程，完善了在线审批、在线归档等功能，满足办文管理和档案管理的需求，保持档案数据的安全性、规范性、完整性和统一性。
二是积极参与高检院统一业务应用系统在线归档模块与档案管理系统接口的研发与试点。按照江苏省院的部署，南京以市院为主，7个基层院为辅，先后两批参与了高检院统一业务应用系统在线归档模块试点工作。举办两次全省检察机关统一业务应用系统在线归档功能培训班。市院技术人员、档案人员两次参与高检院办公厅档案处召开的在线归档功能调研座谈会，对在线归档功能模块提出修改意见和建议。通过试点过程中的不断摸索、研究，最终确定了最符合南京市检察院实际情况的在线归档模式。在线归档采用三级审核的模式，即经过承办人（书记员）制作电子卷宗、部门集中审核、档案部门接收审核三个环节，对诉讼电子卷宗的质量进行审核，保证诉讼电子卷宗归档及时、质量合格，并保持与实体纸质档案完全一致。实现了诉讼档案的整理编目、数字化档案上传挂接、审核校验、移交归档全部在统一业务应用系统和档案管理系统中完成的全流程在线模式。为高检院及其他检察院开展在线归档工作提供了完整的模板和良好的借鉴。2018年南京市检察院利用统一业务应用系统在线归档案件1000余件，在线归档率达100%，在线归档工作开展成效显著。同时也为统一业务应用系统在线归档功能的不断完善提供有力的数据基础。