论技工院校的人事档案管理
摘 要： 对于技工院校来说，人事档案管理工作是档案建设、以及各项业务工作的基础之一，它影响着学校人事管理工作。人事档案的资料能够为学校人事管理提供重要的依据和条件，是组织人事工作政策要求的具体表现。但现时许多技工院校的人事档案管理管理系统不完善，管理模式单一、人员专业管理水平及信息化程度参差等问题。本论文在深入研究当前院校人事档案管理特点的基础上，提出一种适用于院校人事档案管理借鉴思路。
关键词：院校 人事档案 管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）05-0030-01
随着我国改革开放市场经济高速发展，社会对于各类人才的需求不断增加，推动了我国的技工教育事业发展。技工教育改革不断向前奔跑，如何更好地做好人力资源规划工作，人事档案管理制度改革就显得尤为重要。中国建立人事档案制度成型至今几十年的事情，但很多技工院校并不重视人事档案的管理，这与现阶段技校的发展形势、社会市场大环境要求相当不吻合。因此，人事档案管理工作进行进一步完善与改革，这样才有利于促进学校人事管理工作以及学校长期健康发展。
一、人事档案管理重要性
1.人事档案对人事管理工作的重要意义
人事档案管理是否完善与健全，能有效地保护和利用档案，将直接影响着学校人事管理工作的成效。众所周知，人才储备是每个企业或单位的人力资源工作的重中之重，拥有一定数量与质量的人才，令需求量、质量与拥有量之间是否取得平衡，它直接影响着整个单位的发展战略对策与目标。人事档案对学校人员岗位的变动提供指导作用。学校通过建立与完善自身档案管理体系，在对学校人员进行管理及任用提拔的过程中，从人事档案管理体系获取整套科学完整的信息，它不仅能为领导决策作引导，而且为教学、科研等提供可靠相关信息，从而更好地开展指导学校的人事管理工作，员工个人得到相对公平发展的机会的同时，学校也将得到更好的改革和发展。因此，我们如何将人事档案管理的利用效率最大化、人事档案管理的价值进一步提升做好工作，更好地为院校管理未来发展打好基础。
2.人事档案管理在人力资源的重要性
人事档案是人事部门在招取录用，调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、品德作风、业务水平、工作表现，以及工作变动情况的文件材料，一本完整的人事档案材料可以历史地、全面性地作为考察个人的依据，反映了其精神面貌，各项特长等，人事部门要根据档案真实材料的反映，做到知人善用、选贤举能。通过建立健全的人事档案管理体系，学校便可从人事档案中的信息，可更快、更准确、更加合理地对学校人员进行调动、任免以及晋升等，为学校人事管理工作开展提供了非常有利的条件。做好人力资源管理工作也就间接影响着学校发展的战略目标。
3.人事档案作为个人发展的作用
个人发展也是学校未来的发展，必须让员工有一个归属感，学校才能够有更长远的战略目标。随着时代的转变，人的观念也在不断改变，每个人越来越能够清楚地认清自身所追求的目标。一个完善、健全的人事档案管理体系，也就是更好地保护了个人档案，也就保障了个人利益。人事档案包含学校人员之前的任职经历、本人相关的社会关系情况等，谱写着个人的历史，并在不斷地进行补充新的材料，人事档案会伴随着人的一生。学校可根据各人的全面情况，做出最好适合学校以及人个发展的人事规划。只有员工感受到其发展的道路是按自身所规划去走，便能更好地留住员工，学校也更好地留下人才，就现阶段来说，院校对于人事档案管理工作也开始逐步重视，很多院校通过建立人事档案体系，使学校内部的人事工作更加顺畅与高效，从而促进学校和个人的共同发展。
4.做好人事档案管理是人事管理工作的职责之一
人事档案必须统一由人事部门管理，如何对全校的人事档案实行统一管理，统一监督指导直接影响着单位及员工个人的发展，人事档案和人事管理工作是密不可分的。由人事部门管理人事档案是事半功倍，因为人事部门本身便从事着人事管理工作，大部份的个人信息、形成材料，都来自于人事部门，通过查阅档案，能够更准确地发现档案中是否存在问题并及时作出更正，这对人事管理工作起到很好规范和监督作用。
二、技校人事档案中存在问题
随着我国经济的不断发展，教育事业不断发展，各类人才的需求以及流动性都发生了很大变动，但人事档案管理与社会经济发展的速度并不一致。
1.院校人事档案管理意识淡薄
其一、随着学校的不断发展与人员队伍壮大，在编在职、流动人员增加，而没有一个健全的人事档案管理系统，学校便不能做到识才、用才、育才，便会给学校发展带来间接的影响。人事档案是人事管理工作的基础，也是学校进行人才资源挖掘的重要信息来源。充分地发挥人事档案管理的作用，更好地推进学校的发展与改革。
其二、不够重视人事档案管理工作，现时许多人事档案管理人员是兼职的管理人员，也未有完善的管理体系，而院校人员数量之多，材料量之大，类别的繁多，导致形成材料未能做到及时更新，也会影响查阅材料的准确性。
2.院校的人事档案管理体系不够完善
院校都建立了档案室及其管理的网络架构，但因为没有结合自身情况以及不重视的原因，导致人事档案管理的效力发挥不能起到应有的作用。现阶段，人事档案管理工作更处于新旧转替期，人事档案又一次进行大量的整理及改版，导致工作量非常大，以及要求更仔细，但院校内的档案管理体系仍沿袭于旧的档案管理模式，现应借此机会，去建立一个更适合自身情况的人事档案管理体系，使其能够更好地发挥人事档案管理的功能。
3.院校人事档案管理人员综合水平有待提高
人事档案不只是简单的归档，其中还包含了对各类材料的正确理解并合理归类，人事档案应把所有重要信息、收集的材料认真鉴别，属于归档的材料每一份都必须真实、完整、齐全，文字清楚，手续齐备，并在档案信息基础上形成系统的信息体系。