员工信息处理流程

 员工信息处理流程

 文件号:

  Q-LC-CD01-010 编制:办公室 审核:

 审批:

 密级:秘密 共 3 页 关联系统:

  行政系统 日期:2019/05/08 日期:

 日期:

 生效日:

 流程负责人(部门):督查督办副主管 流程考核人:办公室主任 目的 、 目标 :

 了解员工动态,加强上下沟通,营造和谐氛围,确保服务满意度 100%,信息处理及时率 100%、处理意见准确率 100%、信息反馈及时率 100% 阅读范围:

 事业部全体员工

 1 . 流程说明:

 序号 工作事项 岗位 工作标准 工作卡号 1 收集员工信息 督查督办副主管 1、 每周定期开箱收取员工信息,信息收集及时率 100% 2、 准确记录员工信息来电 B0078 2 核实分类 督查督办副主管 对信息的价值进行分类,分类的准确性100% B0078 3 不受理 督查督办副主管 1、 站在个人角度提出的问题不处理 2、 给员工说明不受理的原因 B0078 4 提出处理意见 督查督办副主管 处理意见符合情况,具有可操作性 B0079 5 执行 相关部门

  责任人 执行率 100%,遇到问题及时反馈 / 6 跟进、了解执行情况 督查督办副主管 1、 督促有效率 100% 2、 信息了解准确率 100% B0079 7 执行反馈 相关部门

  责任人 准确反馈执行情况 / 8 整理反馈情况 督查督办副主管 整理及时率 100% B0080 9 反馈 督查督办副主管 反馈及时率 100% B0080 2 .流程风险与控制点:

 序号

 流程 关键控制点

 控制 措施

 1 员工建议处理原则 站在个人利益上提出的问题原则上不予受理。

 2 问题反馈 员工提出的问题一定要给予反馈。

 3 问题处理意见的拟订 问题处理意见要具有可操作性,拟订前要进行现场调查,拟订后要注重与执行部门的沟通。

 3 .流程补充说明:

 (1)员工通过电话方式提出的信息或问题也按照此流程执行。

 (2)信息回复可以采用在宣传栏公开回复、电话回复、座谈等方式进行。

 (3)重大问题的回复须请示事业部领导。

 (4)针对员工提出的问题办公室要督促相关执行部门按照处理意见执行。

 4. 流程表单目录

 (1)问题与建议收集表

 问题与建议收集表

 部门 提出人 序号 问题或建议 联系方式 处理情况

 张贴 管理 流程

 文件号:

  Q-LC-CD01-011

 编制:办公室 审核:

 审批:

 密级:秘密 共 2 页 关联系统:

  行政系统 日期:2019/05/08 日期:

 日期:

 生效日:

 流程负责人(部门):

 流程考核人:

 目的 、 目标 :

 规范公司公告栏管理,确保张贴内容准确率 100%,张贴及时、美观,有效投诉率 0。

 阅读范围:

 事业部全体员工

 1

 流程说明

 序号

 工作事项

 岗位

 工作标准

 工作 卡 号

 1 拟定张贴稿件 张贴责任人 按规定格式拟制,表达流畅,无文书错误。

 / 2 部门内部审核 张贴部门负责人 确定内容的可公示性 / 3 办公室审核 办公室主任、宣传人员 确定内容是否有必要张贴,检查格式是否符合规范。

 B0097 4 实施张贴 宣传专责 确定张贴栏目,按从左至右,从上至下顺序张贴,张贴平整、美观、更新及时。

 B0098 5 检查更新 宣传专责 检查张贴内容是否按要求张贴,是否平整,过期信息是否及时取下。

 B0099 2

 流程关键控制点与控制措施

 序号

 流程 关键控制点

 控制 措施

 1 张贴信息的有效性和准确性 1、张贴信息提交前部门督导要对质量进行把关,要求张贴信息准确、符合文书管理格式、无文字错误。

 2、重要信息办公室主任在张贴前要进行审查。

 2 张贴的规范性 1、每栏均用蓝色不干胶线条规定张贴框,张贴须在框内居中位置,张贴内容不得盖过线条或压住不干胶字,不得超边框。

 2、张贴内容分类张贴在相对应的框内,各框按“先上后下、从左至右”顺序张贴。

 3、张贴时,检查是否有过期信息,及时对过期信息进行清理,并将本栏最后的信息更换到所空位置。

 3 张贴时间 上午 11:40 前,下午:5:10 前(特殊情况另行安排)。

 4 信息纠偏 公告栏所公布信息如出现文书错误,应在第一时间及时纠偏,以缩小影响。

 3

 流程补充说明

 公告栏是为各部门提供的信息交流平台,各部门在提交可公示性文件时,务必确保所公布信息按规定格式提供,并确保内容无文书错误,不得发布不利于企业的事件。

  四 、 规则 1

 目的、目标:

 1.1 规范会议召开的各项程序。

 2

 适用范围

 会议管理规则

 文件号:

 Q-GZ-CD01-001 编制:办公室 审核:

 审批:

 密级:秘密 共 4 页 维护责任部门:

  办公室 日期:2019/05/08 日期:

 日 期:

 生效日:

 2.1 事业部级会议 2.2 专题会议 2.3 协调会 2.4 大型重要会议 3

 管理内容、职责:

 序号 工作顺序/步骤 责任部门 事项 标准 1 会议策划 组织部门 1、提交会议策划; 2、与相关单位联系,确定出席会议人员,制订座次表; 3、协调各环节责任部门和责任人。

 1、会议议程合理、无漏洞; 2、参会人员职务、姓名无误,座次排列合理; 3、各环节规范运作。

 2 会议议题的收集、汇总、送审 组织部门 1、根据会议内容,向参会部门(人)收集议题; 2、汇总会议议题,报会议主持人审定。

 1、议题收集、报送及时率 100%; 2、议题简明扼要,突出关键词。

 3 发送会议通知 组织部门 向与会人员发送会议通知(紧急会议口头或电话通知)。

 1、会议通知至少提前一天发送,及时率100%; 2、会议通知格式规范,包括:会议时间、地点、内容(议题)、议程、参会人员、发言要求。

 4 参会发言(资料)准备 参会 部门/人 1、根据会议内容(议题)准备参会(发言)材料。

 2、对重大或有分歧的议题,有关人员在会前充分沟通。

 发言(资料)内容简洁明了,重点突出,符合通知要求。

 5 会议材料准备、印发 组织 部门 1、要求相关部门提供资料; 2、根据会议内容汇编会议材料; 3、汇总整理后报事业部分管领导审核; 4、印发至参会人员。

 1、材料内容结构合理,紧扣会议议题; 2、重要会议提前 1 天发至参会人员,一般会议会前发送到位,印发及时率 100%。

 6 会前准备 后勤部 1、向申请部门了解客人的身份、人数、习俗、会议要求,进行会议室清洁、布置; 2、准备会议室,打开空调(制冷/制热); 3、摆放各种会议用品; 4、会前检查。

 1、提前 30 分钟打开会议室门,空调提前开放,温度控制适宜; 2、清洁会议室设施、地面,根据人数加减椅子、茶杯,摆放座次卡、投影仪、电脑等; 3、备齐会议用品(纸、笔等)和备齐会议服务器皿;根据需要准备果盘等其他物品; 4、会前 1 小时检查室内及洗手间的卫生情况,检查音响设备是否正常工作; 5、礼貌、热情,引领客人入座; 6、按宾主的顺序给客人递送香巾、倒茶水。

 7 会议召开 主持人 1、会议开始时强调会议纪律; 2、按照议程主持会议; 3、对会议进行总结发言。

 1、声音宏亮,吐词清晰; 2、正确总结讨论内容; 3、引导发言者解释使人困惑的发言; 4、减少与议题无关的争辩和讨论。

 参会人员 1、按时参会; 2、按要求进行会议发言(讨论)。

 1、倾听他人意见; 2、积极发表自己的见解; 3、关注正在讨论的事项; 4、与主持人密切配合以达到会议目的; 5、遵守会议纪律。

 8 会中服务 后勤部 1、提供续水服务;

 2、注意会场内客人动向,及时提供会中服务,对突发事件进行灵活处理; 3、会中随时关闭会议室门,以免影响会议。

 1、原则上每隔 30 分钟续水,续水不宜过快、过满,以八分满为标准;

 2、注意会场内客人动向,为客人提供热情服务;随时观察室内温度及音响效果;烟缸内烟头超过 3 个以上及时更换;对设备故障等突发事件,说明有关情况,及时处理。

 9 会议记录 组织部门 1、使用正规会议记录本,采用速记笔录方式记录会议主要内容; 2、重要会议可使用录音笔等辅助设备。

 1、记录内容全面,无遗漏; 2、记录本整洁,字迹清晰; 3、使用正规会议记录本。

 10 会后清场 后勤部 1、开门,站立于门口欢送客人; 2、客人全部离开会场后,对会场进行清洁、检查。

 1、注意站姿,微笑迎送客人致告别语; 2、清洁会议室,所有物品及时归位。

 11 会议纪要及印发 组织部门 1、会后 4 小时根据会议记录的主要内容整理初稿; 2、由相关人员审核、会签; 3、送会议主持人签发; 4、印发至会议参会人员和部门,必要时印发相关单位。

 1、准确、全面反映会议情况,准确表达会议决定事项; 2、印发及时率 100%,准确率 100%。

 12 会后落实 组织部门 1、将会议决定事项列入督查督办范围,定期督办,事业部级会议由办公室负责。

 2、将督办结果及时通报会议主持人和有关人员。

 1、督查督办及时率100%,督办事项完成率 100%; 2、督查督办结果反馈及时、无误。

 13 保密 参会人员 会议文件、会议记录和会议纪要涉及公司业务机密,应妥善保存;有关人员应严格保密,不得向无关人员泄漏。

 按《保密管理规定》执行。

 14 归档 组织部门 1、将会议文件编号后,整理成册; 2、建立会议资料档案。

 1、会议资料属公司档案范畴。归档范围包括:会议议题报批单,会议通知,会议文件、材料、会议纪要,会议决定事项督办情况通报; 2、公司级会议提交一份材料到办公室存档。

 4

 考核评价:

 4.1 由办公室根据以上标准进行考核、评价。

 4.2 全体员工监督执行。