大数据在企业档案信息化建设中的运用

　　摘要随着信息时代的快速发展，社会经济水平也越来越高，随着企业的经营规模的不断扩大，企业在发展过程中产生的档案信息也会越来越多，然而原始的处理企业档案的方法已经不太适用于现在的时代发展，在这样一个信息化的大背景下，在大数据时代的快速持续发展中，企业档案信息化不但可以完善企业信息资源的服务水平，还可以节省企业大量的人力物力资源，所以大数据时代的企业档案信息化的管理和建设已经是我们企业未来发展的趋势和需求。那么企业应该如何把大数据运用到企业档案信息化建设中去，本文就大数据在企业档案信息化建设中的运用进行阐述。
　　关键词企业档案大数据信息化建设
　　一、前言
　　现在我们生活的时代是信息技术高速发展的时代，互联网技术的广泛普及运用，使用者的海量信息衍生成了庞大的数据量，最后发展形成我们的新时代——大数据时代。大数据是一种资讯，这种资讯所涉及的资料的信息量规模庞大，有时候信息数据量大到目前的主流软件工具都无法在合理的时间内完成获取、管理、处理、并整理成能够有利于企业经营管理决策的信息。在这大数据发展的时代，企业在进行档案管理工作的时候，不仅仅要对企业档案进行信息化建设，进行资源整合，然后有效的信息能够被共享再利用，还要完成企业档案管理制度的建设。
　　二、大数据运用于企业档案信息化建设的要求
　　（一）企业档案信息化建设的前提是企业能够保证企业信息化建设中硬件设施的质量，系统软件设计的完美，企业一般的硬件设施包括：计算机、高速扫描仪、服务器、传真机、复印机、硬盘、光盘设备等等。企业在安排档案管理人员时，要对他们进行统一的集中培训管理，在短时间内，可以尽快的让档案管理人员能够提高自身的能力，也可以提升他们的职业素质。在集中培训期间，让员工学习技能的同时，还可以让培训员工对企业的硬件系统和软件系统使用后能够进行评价，提出一些有用的建议。这样可以督促企业对配备的设施进行优化更新，为企业建立更完善的档案信息化体系。
　　（二）企业各个部门的档案资料要进行集中的汇总和整理然后再录入到档案系统中，对企业的所有资料信息建立统一的信息化数据的格式，能够减少档案工作人员劳动力的反复使用在同一件事上，减少人力资源的浪费，提高工作效率。
　　（三）企业应该要对企业的档案信息进行分级保密处理，对企业的档案管理工作人员进行明确的责权分配，而且还要设置相应的级别查询权限和管理人员身份的验证，确保档案的准确性、真实性。我们生活的时代是一个不断发展变化的时代，所以企业的档案工作人员要通过不断的学习不断的寻求创新来提升自我素质技能，提高专业水平才能适应时代不被淘汰出局。
　　三、大数据运用于企业档案信息化建设的重要环节
　　为了符合时代的发展需求，企业应该注重大数据时代企业档案信息化建设的环节，并从以下几个方面着手开展：我要在现有的企业档案信息化原本的基础上，增强我们纸质信息资源的转化率，不断丰富和扩大档案信息资源系统，加大开放档案的力度和档案的利用率，然后在把网络连接加大档案信息化建设，我们可以分门别类增加档案的多样性，方便使用者寻找也能满足他们的多样性需求。希望通过加强企业档案信息化环节建设来提高企业档案的利用率，让使用者在海量的数据中能够寻找到自己所需要的知识信息，来实现企业档案资源的共享并推动档案信息化建设的目的。
　　四、企业档案管理信息化建设的现状分析
　　在现代的企业中，因为信息技术的发展，企业档案信息化管理越来越被企业所重视，而我们现阶段企业档案信息化的主要方向就是实现企业档案信息存储的数字化、档案开发的智能化、档案信息传递的网络化和档案信息服务的远程化。企业档案信息化要达到信息资源的有效配置就要要求企业能够整合处理企业内部之间的各种真真假假的信息资源。但是，在档案信息化建设的实际发展过程中，它们发展的进程会受到很多因素的制约，信息化的发展速度也会相对的比较缓慢。在企业中，有时会发生企业内部会出现信息资源的不统一，有明显偏差等现象，会使企业内部信息资料的运行、传输达不到预期的效果，针对这一系列的问题，就需要企业对档案信息进行整合，让企业档案能够实现信息化建设。
　　五、大数据在企业档案信息化建设中的运用策略
　　随着大数据技术的迅速发展，它也促进我国企业的合理规划发展，企业决策分析抛弃了传统的经验和直觉，通过大量的数据进行分析得出结论。现在大数据分析已经是我国企业发展决策的重要依据。所以，利用大数据建立企业档案信息化系统是我们企业发展的必然趋势，大数据在企业档案信息化建设中的运用策略应该按照以下几点进行：
　　（一）档案信息化基础设施，为企业档案信息化建设提供基础支撑。企业档案信息化建设的开始就是企业传统档案资料的数字化，包括企业档案信息的采集、数字化的处理、档案信息的传递等一系列复杂的工作，当然企业要想运作这些工作，就需要先进的网络环境及硬件设施和配套软件的帮助支持。比如，企业应该全面配备输入设备（计算机、高速扫描仪）、打印输入设备（打印机）、复印设备（复印机）、海量存储设备（硬盘、光盘设备、绘图仪器等），同时企业也要配备企业档案管理应用软件，让企业档案信息能够归档，实现档案信息网络管理现代化。
　　（二）完善企业档案信息化标准规范。企业档案信息化标准规范是企业档案信息化建设有效的法律保障，也是企业档案信息化建设的前提要求。数字化档案的一系列运作都必须达到标椎化、有序化和规范化，防止出现种种问题。所以企业档案管理部门要加快并完善企业档案信息化标准规范的制定，尽快建立健全完善的企業档案信息化制度和标准规范体系。让企业档案信息化建设有法可依，能够顺利的进行建设。
　　（三）加强信息化条件下企业档案信息资源的开发与保护。信息技术给企业档案信息的使用带来便利的同时，也会给企业档案信息中的商业机密和企业核心商业数据的安全带来许多危险，所以企业要从根本上消除这些危险和漏洞。当然除了一般的抵御防护手段外，企业还必须加强档案信息的保护，实行档案信息的审计，信息资源的共享要有限，特殊情况时可以采用隔离等手段，为了更好的保护企业档案信息的安全。同时，企业也不能忽视对纸质档案的安全保管，要确保建立的电子档案与纸质的档案一致性的原则，让企业档案信息化建设健康发展。
　　（四）加强培养企业档案信息化人才队伍的素质。要想企业档案信息化建设的持续发展就要加强对企业档案信息化人才队伍的素质培养。企业档案信息化建设需要的是复合型的技术性强的人才，档案工作人员不仅仅需要掌握基本的力公自动化及信息化软件的正常使用，还要具有生产流程管理、复杂信息处理档案的能力，所以企业要想能够积极的推进企业档案信息化的建设，就必须加强信息技术人才的引进和企业已有的档案人员技术知识的培训，以此来提高档案人员运用信息技术的能力。
　　六、结语
　　企业档案是企业内部的信息资源，是企业管理的基础，也是企业在作各种决策的重要依据。信息技术的发展给企业档案信息化管理提供了有利条件，能够加快企业档案信息化的建设，实现企业档案信息资源的有效共享和合理的被利用。所以企业应该根据企业自身的情况，应用大数据技术，建立企业档案信息化系统体系，给企业以后发展决策提供科学有效地依据，促进企业的健康快速发展。