加强高校档案管理信息化建设的有效策略研究
[摘 要]档案管理是很多单位管理的重点与难点，也是很多單位管理体系当中的重要组成部分，高校档案是高校对人才进行系统管理和研究具有的重要参考价值。优化和创新高校的档案管理工作，不但能够强化高校档案工作的管理能力，同时还能够帮助学生提供更加优质性的服务，促进高校更好更快的发展。文章就高等学校档案管理工作的优化和创新展开必要的叙述，并在此基础上探讨了相应的方法和策略。
[关键词]高等学校；档案管理；信息化建设；措施
一般来说，高校档案信息材料多数是以文字、材料以及报告等形式呈分散性和单一性的形式表现出来，高校档案管理中的一个重要环节就是将这些杂乱无章的信息数据进行分门别类的有效整理，使之成为方便查阅的有效信息。因此，高校档案管理工作人员必须及时的抓住机遇，不断的对档案管理作出相应的探索和创新，以此来加强高校的档案的管理工作[1]。而高效档案信息化建设管理就是本文研究的重点与难点。
1 高等学校档案管理的重要性
高等学校的档案管理信息是学校发展和研究的重要参考依据，通过对档案信息的查阅，可以获取学校的发展历程以及学校管理的真实情况，从而实现更加科学有效的管理。另外，高校档案信息不但可以给教师在教学生提供必要的教学依据，还能够在对学生档案管理上培养出更好的社会人才，达到有效服务社会人才市场的目的。通常在档案管理过程中，采取计划、控制以及组织实施等管理步骤，这些内容看似简单便捷，但是在操作起来却是相当的复杂，需要在管理环节上相互联系、环环相扣[2]。充分利用现代化的管理水平，提升高效档案信息化工作是高校档案管理的必然发展要求。
2 新形势下我国高校档案管理问题分析
（1）档案资料信息的利用程度化不高。随着科学信息化的不断发展和应用，高职院校在日常的管理工作中已基本实现信息化管理，在档案管理工作中也已经普及了先进的电脑设备，相关的档案管理应用软件也也应用非常的过广泛。然而在高校档案管理的实际工作当中，相关的档案管理信息在查阅以及检索的应用中，相应的功能并没充分的发挥出来，特别是一些比较重要方面依然还处于空白状态，这样就大大的降低了档案的使用效率，导致高校档案不能及时有效的促进高校工作的发展[3]。
（2）高校对档案的管理重视程度还有待加强。在高职院校的管理体系中，由于档案管理工作与学校的教学以及学生学习的联系不是特别的密切，通常只有等到需要的时候才会被人所记起来，加上高职院校的工作人员以及教师多数是把时间和精力放在学校的教学工作上面，档案管理工作人员在工作中由于很少和教学打交道，因此他们的工作也就没有得到相应的重视，在工作的上地位也就没有放到应有的高度，其结果是一方面大大削弱了高校档案管理工作人员工作的积极性，另一发面档案管理工作的重视程度不高，大大的阻碍了档案跟工作的向前发展[4]。
（3）高校档案管理工作缺乏必要的专业人员。高校档案管理工作缺少相应的专业性人才进行相应的管理，归根结底就是高职院校没有把档案放在一个较为重视的管理高度上面去。据了解，有的院校在档案管理上聘用校外的兼职工作人员，这些临时的工作者往往缺乏相应的从业素养，加上对计算机使用已经档案归档的流程不是特别了解，更为重要的是这部分临时工作人员流动性较大。所以在高职院校档案管理工作体系当中，这种不专业、不正规档案管理工作人员不但阻碍高校档案管理工作的发展，同时也一定程度上阻碍了高职院校的向前发展。
3 加强高校档案管理信息化建设的有效策略
（1）档案管理是很多单位管理的重点与难点，也是很多单位管理体系当中的重要组成部分，高校档案是高校对人才进行系统管理和研究具有的重要参考价值。应用互联网信息管理方式来加强档案管理；随着科学信息技术不断发展，互联网信息技术已经遍布的社会生活的各个角落，在高校档案的管理工作当中，虽然也应用了相关的互联网信息技术，但是在应用程度化水平上还处在较为初级的阶段，还没有形成一套高效便捷的应用体系。可以通过在档案管理工作中引入信息化管理模式，实现档案和文本等信息的储存和处理，这样不但能够管理工作更加的清晰便于查找，同时还能够让公开的档案信息实现共享。
（2）成立一支专业技术强管理能力高的工作队伍。在档案管理的日常工作体系中，对高校档案管理一直放在一个较为靠后的管理层面上，多数人认为对于高校档案的管理是一门技术含量的低的管理工作，不需要发挥太多的人力和物力，因此大多数高校在档案管理上很少关注档案管理人才的建设，一些从业年限较久的工作人员也没有经过专业的训练，或是校外招聘的兼职人才。也正是高校没有把档案管理加以重视，使得档案管理工作人员工作积极性较低，导致档案在管理上出现混乱、档案利用效率低等不良问题。
（3）从根本上优化档案管理体系。档案工作管理的好坏，很大一部分原因是档案管理体制的不全面，具体表现为工作人员的资料信息整理、收集、归整等方面缺乏相应的科学性，因此要从根本上杜绝这些不良的管理行为，把档案管理工作推向严谨、严格的循环体系当中。例如；一是在档案管理上体系上，挑选专业的工作人员，通过有经验的工作人员培养素养较低的业务新手，从而在保证工作人员从业素养的基础上，做到档案管理工作的有序开展，同时在档案管理中还需确保档案资料管理的准确性和完整性，因为只有这样，高校档案的才能显现出它应有的价值。二是在档案借阅的时候要做好准确的往来记录，保证档案在流动管理上不存在错借等查看检索问题[5]。
（4）实施强而有效对日常监督管理机制。对高校档案管理进行严格的监察管理，是保证档案管理工作有序进行的必要基础。作为档案管理的工作人员，对高职院校的档案应该实行严格的管理，尤其是在教师日常考核方面应该制定出一套切实可行的考核评价机制，遵循谁损坏谁负责，对于由于个人的过失原因造成的档案流失、毁坏等后果行为，应该从严查处，并进行必要的惩罚。只有通过严格的监督考察机制，才能从根本上保证档案工作的有序进行。
为了高校档案工作有效的发展和管理，能让档案信息内容发挥出它应有的价值，高校在档案管理上很有必要在队伍管理上提升档案工作人员的从业素养。一是下力气强化高校档案管理工作人员的从业素养和专业技术管理能力，因为档案管理不仅仅是简单的对材料、文稿进行归纳总结和分门别类，更多是需要管理工作人员需要较高的专业水平，因为档案管理所涉及的信息要素非常的广泛，尤其要随时把握档案管理的动态。
4 结论
高等学校的档案资料由教学管理和科研管理两部分组成，档案信息对高校未来的发展有着非常重要的指导意义。一方面高校档案信息当中有许多可靠性以及可参与性的内容，这些内容能够在高职院校的建设、教学的日常管理以及校园文化的宣传方面都有着很大的参考价值。另一方面是高校通过档案管理的创新和优化，能够在很大程度上强化档案的管理能力，让档案管理更加的走向规范化和严谨化。优化和创新高校的档案管理工作，不但能够强化高校档案工作的管理能力，同时还能够帮助学生提供更加优质性的服务，促进高校更好更快的发展。因此，可以说高等学校应该从根本上加以重视档案的管理，要在此基础上逐渐推进档案管理的现代化建设，加强其信息建设水平。
参考文献：
[1] 赵和选.高校毕业生档案之困与信息化管理创新[J].咸阳师范学院学报，2016，31（6）：112-116.
[2] 谭锦才，陶顺.高校仪器设备档案信息化建设的思考[J].实验技术与管理，2011，28（3）：205-208.
[3] 杨舒丹，杨韦洁，杨颍川等.信息化视阈下高校民生档案服务利用探究[J].兰台世界，2017（8）：38-41.
[4] 付玲.信息化背景下高校兼职档案员培训工作探析[J].亚太教育，2015（9）：298-298.
[5] 王宇.高校档案信息化研究的文献计量分析[J].兰台世界，2016（15）：23-25.