高校合同管理信息化建设策略

　　伴随着计算机、网络通信以及云技术的不断发展和应用，各高校迎来了信息大爆炸的时代，经济活动信息化发展已经成为大势所趋。近年来，随着财政资金投入、科研收入的不断增加，高校与外界签订的合同类型和合同数量剧增，合同管理面临着前所未有的挑战。目前各高校的合同管理工作仍存在一些问题，对高校正常营运造成负面影响，而合同管理信息化正是解决一系列问题的最佳途径。因此，高校实现合同管理信息化建设，进一步实现高校合同管理规范化，提升合同管理水平，对各高校建成现代大学管理模式具有十分重要的战略意义。
　　一、高校合同管理信息化建设背景
　　伴随着计算机、网络通信以及云技术的不断发展和应用，各高校迎来了信息大爆炸时代。高校经济活动信息化已经成为大势所趋，是高校提升自身竞争力，加强可持续发展的重要保障。而信息化也在很大程度上改变着经济业务活动内部控制的传统职能、范围以及方法，甚至重新定义了经济业务活动内部控制。
　　近年来，随着财政资金投入、科研收入的不断增加，高校与外界签订的合同类型和合同数量剧增，合同管理面临着前所未有的挑战。虽然我国高校合同管理水平及其合规合法性较过去总体上得到了很大提升，但是部分高校的合同管理工作仍存在一些问题，例如合同起草工作不规范、审核程序不完善、合同监督与执行不严格等问题，都会对高校正常营运造成负面影响，而合同管理信息化正是解决一系列问题的最佳途径。
　　自2012年起，财政部、教育部下发了一系列通知，要求行政事业单位充分运用现代科学技术手段加强内部控制，将经济活动及其内部控制流程嵌入信息系统中，利用信息化手段提高内部控制的科学性、及时性和有效性。合同管理作为六大经济活动之一，重要程度不言而喻。高校亟需推进合同管理信息化建设，借助信息化手段加强合同管理，降低或消除合同管理风险。加强合同管理已成为依法治校的重要内容。
　　二、高校合同管理现状
　　（一）合同管理规则混乱
　　目前，高校各职能院部普遍未设置专门的合同管理机构，对合同管理全过程缺乏必要的监督，致使各部门之间各自为政，缺乏统一的管理。
　　（二）合同拟稿过程复杂
　　合同拟稿无统一规范，高校未就合同范本制定、更新、使用等管理工作进行统一规范，使得部分合同文本内容缺乏完整性，加大了合同审核难度，导致重复劳动量巨大，未充分利用原有的签约起草的知识。同时，由于高校合同管理涉及的部门多，各部门协同拟稿的过程冗长且低效。
　　（三）合同审批过程繁冗
　　合同审批过程普遍采用纸质方式流转审签，承办人需多次往返于不同的审批人之间，且只能采取逐个提交的方式进行，办公效率较低。同时，高校普遍存在小额合同的审核、签订、履行工作全部由部门处室单独完成，并无其他有效监控措施。
　　（四）合同履行监控困难
　　由于高校合同数目普遍较多，进度控制基本靠手工和普通word、excel文档管理，想要全面或全过程掌握合同履行进度和履行情况时存在很大障碍。同时在合同实际履行过程中，牵扯到合同条款的变更，特别是定金、付款方式等重要条款的变更，部分高校缺乏合同条款变更的控制程序，导致很多变更仅为口头约定或者变更过于随意，损害高校的利益。同时，在合同履行过程中，合同的实际执行机构为各需求单位，除财务部门在最后付款环节的形式审查外，无其他监管控制措施，为合同的完全、安全履行埋下隐患。
　　（五）合同档案管理繁琐
　　高校部分部门处室未对合同进行编号、登记与归档，增加了合同查找难度，亦使得后续工作无法追溯；同时，传统纸质合同不宜保存，或纸质合同文档与电子版合同共存，阅读参考合同时，存在查找不方便的问题，领导需了解多个相关合同时往往耗费很多时间；再次，采用手工管理时，合同信息无法形成结构化数据，或有系统的高校由于不同系统开发机构数据格式不统一，导致数据采集不全，时效性不强，汇总分析需耗费大量时间且可靠度不高，影响管理决策。
　　（六）合同纠纷责任不明
　　高校签订的合同种类多、数量大，部分合同牵涉各个不同的院系以及不同职能部门间的合作交叉，当牵扯多方主体的合同履行出现纠纷后，各部门间互相推诿不可避免。导致学校作为合同主体一方，在对另一方主体的责任追究上凝聚力得到了削弱，使纠纷处于悬而未决的状态，给学校造成损失。
　　三、合同管理信息化建设目标
　　针对目前我国高校合同管理的现状，应加强对合同管理对策的探索，寻求高校合同管理的新路径，合同管理信息化正是解决一系列问题的最佳途径。
　　高校合同管理信息化能实现合同准备、合同订立、合同审批、合同履行、监控执行、合同评估、合同查询、合同统计、合同终结和合同归档等全生命周期的自动化作业模式，帮助高校通过以合同为主线。利用合同管理信息化构建以风险控制为核心的全过程、跨部门、跨层级、精细化的协同管理，实现高校合同的规范化管理目标，逐步由传统的手工书写合同管理模式转变为网络化、专业化、现代化的管理模式，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作质量，规避法律风险。
　　四、合同管理信息化建设实施路径
　　（一）统筹规划合同管理信息化建设
　　根据事业发展需要，全面评估学校合同管理现状及信息化程度，从全局角度对合同管理业务的信息化建设进行整体规划，充分考虑合同管理內部控制环境及未来业务发展变化。在整体框架下，针对已建立实施合同管理信息化的，应定期检测已有信息化工具，充分考虑现有信息化工具是否能满足使用需求、预留接口是否合理等因素，进一步优化已有合同管理信息化工具。尚未建立实施合同信息化的，及时开发合同管理信息化工具，将合同管理业务活动及其内部控制流程全面嵌入信息化工具。着眼长远，解决合同管理信息化需求过期、数据孤岛等问题。
　　（二）强化合同管理信息化建设意识
　　高校合同管理信息化建设是一项综合性、系统性、创新性工程，是未来高校教育发展的必然趋势。高校应加强各职能部门之间的沟通与协作，在校领导的统一协调领导下共同拓展好合同管理信息化建设的深度与广度，有效落实高校合同管理信息化建设工作。