档案管理信息化建设策略探讨


  摘要:目前科技发展日新月异,信息化技术遍及全国各行各业,在当前背景下,传统的档案管理已经无法满足管理者的需求。21世纪是信息化时代,在科技浪潮的影响下,档案管理要跟进时代步伐而档案管理信息化已是大势所趋。本文就对档案管理信息化策略展开研讨。
  关键词:档案管理;信息化;策略
  前言:在科技飞速发展的21世纪,在全球信息化模式驱动下,信息化服务体系引领了档案管理工作的优化和创新。建立以信息技术为核心的档案管理模式为管理工作注入了新的活力。同时社会政治经济文化不断向前发展,需要各类档案的梳理、整合、完善。信息化的出现满足新时期档案管理工作的核心发展趋势,为管理服务创新提供技术支持和帮助。
  1 、档案信息化概念
  档案信息化建设是应用信息技术,生成、管理、开发和利用档案的过程。运用信息技术,提高档案管理工作水平。重新思考档案的管理情况,新理论和原则,确立网络环境档案管理与服务的框架和方法,实现档案信息的社会化服务。
  2、档案管理信息化的优势
  (1)确保信息完整性
  资料的完整性和准确性是档案管理是否得体的重要考量标准,档案数据缺失,档案自身也就失去了利用价值,信息化的出现保障了档案最原始的面目,确保了一手资料的真实性和可用性,它避免了传统纸质档案会因时间过长进而导致的纸张掉色发黄、字迹模糊不清等问题的出现,大大减少了工作人员的修复量,也避免了因修复工作对档案造成二次损伤。
  (2)降低成本
  档案资料越多办公耗材也会随之增加,而工作人员的工作量也会不堪重负,同时也就需要更多的人员配备,这就无形中增加了财力支出,信息化管理的出现大大降低了管理成本,只需借助现代化设备将档案内容转换成数字化模式录入系统中即可。
  (3)提升工作效率
  传统的档案管理工作几乎是人工手动操作,且档案存放需要绝对大的空间,就造成了查找档案速度慢,工作效率低。把纸质档案转换成信息化模式,建立搜索引擎,节约查找档案的时间,也避免占用巨大的空间;档案信息也不因时间长久而损坏,增加了其使用寿命。
  (4)提升档案信息安全度和保密度
  档案信息有着较高的存在价值,档案中涉及的信息和机密一旦泄露就会造成不可挽回的损失。档案管理采用信息化手段会增强档案的安全性和保密性,建立管理员管理体系,线上即可随时随地查阅档案信息,对档案信息完整性和真实性进行阶段评估,并且利用信息系统对各类档案进行加密处理,例如登录窗口设置人脸识别,指纹扫描等极大的保障了档案信息的安全性,有效防止档案被盗或丢失。
  3、档案管理信息化建设现状
  (1)重视程度不够
  许多管理者忽视档案管理,对档案管理的重视程度不足,进而档案管理缺乏投入资金,专业人才极度匮乏;如已建立档案管理,也没有严格积极的管理规定,档案管理人员工作态度自由散漫,懈怠,对于档案无法进行有效管理,这就会对档案自身构成威胁,档案信息的完整性,真实性,以及档案安全程度都无法确保,更有甚者造成档案信息泄露,这些漏洞都会给工作造成不同程度的损失。
  (2)资金投入不足
  信息化管理,顾名思义是一个科技含量极高的工作体系,它的运行需要硬件和软件作为依托,例如智能网络终端,大型服务器,识别仪,扫描仪,这些昂贵的设备是不是任何一家企业都可以负担的起,且维护设备运行需要专业技术人员,资金实力薄弱的企业自然也就对信息化管理望而却步。再者,信息化管理系统作为一个投资,并不能直接给企业带来经济效益,一些注重收益的企业就会把对信息化建设的投资转向工作市场。这样一来档案管理信息化建设就会受到阻碍。
  (3)工作人员能力不足
  档案管理信息化体系需要高素质的专业人才和团队,目前我国档案管理人员业务能力有所欠缺,没有专业的人才或者专业人员少之又少,造成了人员工作效率和整体素质低下。缺少实际管理经验和专业技能培训都会造成档案管理工作效率低下。因此,提升管理人員的专业素质,加强重视档案管理人员才会是信息化管理更上一层楼。
  (5)发展迟缓起步晚
  我国开始引入计算机是在20世纪80年代,信息化开始普及为90年代初,进入21世纪信息技术在我国才广为应用和发展,信息化的出现赋予档案管理工作新内涵,但与欧美发达国家相比我国的信息管理系统建设与之还有一定差距,比如,众所周知,美国是一个联邦共合体,美国的档案管理将信息化技术与国家档案馆有机结合,建立统一的邦联制管理体系同时下接各州政府,学校,企业,形成完整多元化的管理体系。由此可见,无论在建设完善性,更新速度,以及建设时间,欧美发达国家的体系的确有我们应该学习和借鉴之处。
  4、改善档案管理信息化的策略
  加强重视程度。领导关心带动引起下属重视,所以领导应加强重视档案管理信息化,加大对其资金投入和利用程度,给予帮助和支持,加大档案管理信息化的宣传力度,吸引更多人了解和参与,提升工作积极性。此外,积极调配各方面资源优势,优化升级档案信息管理服务体系;加大资金投入力度,尽快建设并完善档案管理信息化体系,设置专门资金采购硬件和软件以及配套仪器,改善档案管理的工作模式和环境,为档案管理提供良好的工作基础;加快人才培养,好的设备需要专门的团队来维护运行,档案管理人员必须进行专业学习和业务考核,具备较高的专业素质和较强的业务能力。积极学习欧美发达国家信息化管理经验,切勿全盘照搬,不注重实际情况,取其精华,去其糟粕,选择适合的管理经验真正为我所用;实现资源共享,构建数字化的资源平台,统一集中整合信息,设立综合资源管理机制,使档案信息有初级管理和高级管理两个模式,实现分层化共享,避免受空间和时间影响,保证其平台完善性,在工作中的问题及时反馈。
  档案管理工作是社会信息的来源,档案工作也会越来越受到人们的广泛关注。在科学技术大发展的背景下,信息技术的出现,为档案管理工作提供了有效的技术保障,信息技术开启了档案管理工作的新纪元。传统的档案管理方法与创新科技的结合优化升级了管理档案途径。在信息化的服务体系中,保证了档案资料本身的可靠性和完整性,提高了工作效率,管理方式的改革创新为有效收集和保存社会信息资源打下坚实基础
  参考文献:
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