展览资料，总的是指为办展所需要而搜集或编写、设计、制作、经营、管理等一切公开或内部的材料。它有文字资料和实物(包括图片、产品、用具、模型等)资料两种。每种资料中，有的是准备展出时作为展品使用的，称为“展品资料”；有的是作为了解、说明或制作、经营、管理而用的，称为“背景资料”。在展览的不同阶段，有些资料的性质和名称还会发生重大变化，例如筹备展时搜集的“展品资料”中，一部分到展出时，成了正式展品，此时不再叫资料了，而是叫“展品”。但在展览结束后，如果这部分展品属于收藏之列，则又回到原来的资料地位.，不过这时称为“收藏资料”。“收藏资料”是经过考核、检验，有的还经过展出或实际使用，具有一定的可信性，也有收藏价值，以后还能作为展出、研究之用，是一种“硬性资料”。
那么，如何搜集上述资料？资料来自搜集。但搜集并不容易，它散落在社会的角角落落、方方面面，需要运用智慧和毅力去搜集；它不是成套为你准备的，所有资料都是零零星星，一鳞半瓜，平时不被人注意，用时又觉得茫然；有些资料是保密的，或者珍藏的，不肯轻易提供出来。因此，需要通过艰苦而科学地搜集，才能奏效。
1. 广泛征集。凡是涉及面比较广的展览，其资料都需要广泛征集。例如：内蒙古自治区六十周年成就展览，涉及各行各业。只有撒网似地撒开，才能网到所需的鱼虾。其方法，首先是从展览大纲内容出发，根据展出所需制定征集方案，对所有必需的文字资料和实物资料，包括展品资料和背景资料，列出征集细目，提出具体要求，限定时间。这种制定，要建立在对有关资料的源泉进行充分了解的基础上，方案方能切实可行。然后，根据征集细目，向有关各部门发涵联系、广为征集。这种征集，既可取得有关部门的配合，也可节省经费，还能加快速度。尤其是有关上级各部门有了一份详细的征集目录后，可据此互相提供线索，发动更多的工作人员来搜集。缺点是停留在书面通知上，如果个别部门认识不足或责任性不强，无人过问，造成耽误时间甚至严重缺漏。为此，最好是征集业务工作人员自已动手与发动有关部门征送相结合。必要时派业务工作人员亲自前往联系。尤其对一些重要资料，如像一些重要资料或典型展品，为保质保量地按时征集到，有关人员要亲自出马。实践表明，双管齐下，效率更高。
2. 个别搜觅。资料表面上是一些孤立的物件，但它却是一种财富，一旦需要使用它，就会显得十分珍贵。因此许多资料，不能单靠大呼隆的方法搜集，而是要处理好人际关系，通过细致深入的工作，才能如愿以偿。对此，最好的办法是个别搜觅。如：内蒙古展览馆每次一个名优特产的经验介绍展览所需的资料，不通过思想和感情上的疏通，有些厂家也不见得马上出手。一些展览促销的资料，人家视为经营之本，即使花钱也不一定买得到。有些东西平时看了很平常，甚至完全将它弃置一旁，但忽然有人说要用它，就会身份百倍，因而占有会将其深藏不露，或在搜集时横生枝节。
总之，资料是一个很敏感的东西，也是很宝贵的东西，一般都不肯轻易提供。既使是很普通的历史资料，有些人也会视若珍宝，一旦披露，生怕遗失无法弥补。为此，只有通过个别搜集，不但向对方说明提供的重要意义，还要作出不遗失，不损坏，不轻易复制和及时归还，甚至是重价收购等保证，才可使提供者热心支持与确实放心。当然有些牵涉到机密性的资料，除了按国家保密条例办事外，还要作人格担保，对组织负责。
另外，搜集资料并不是机械地照单收取，有时在搜集中发现有比原来方案中确定的更好的资料，就要择优录取。对于这种情况，只有亲自出马个别搜集，才能充分发挥主观能动性，慧眼识珠，全眼辨宝，使搜集工作得到意外的收获。
3. 仔细挖掘。有些资料不是唾手可得的，更不是可以请人代劳的，而是要自己去翻寻挖掘，这就需要更大的耐心和毅力，象沙里淘金似地去淘取。例如：2007年年初，为确保内蒙古自治区成立60周年成就展的质量和效果，展览设计方案采用区内外公开招标、择优选用的办法，完成了六套设计方案资料。展览馆业务资料工作人员为了搜集此次展览所需资料，广泛征集实物、图片及音像资料，并搜集了有25个厅局提供的各类图片约7000多张，音像及实物资料约1000多件(套)。实践证明，要搞好每一次展览，搜集资料必须仔细挖掘，而且亲自动手，资料才会源源而来。
对于展览结束后“收藏资料”的搜集，同样采取发动群众和个人努力相结合的方法。因为这是展览馆或某一展览内容的史料，更要慎重和细致。千万不能办一个丢一个，最后什么也没有，造成无可挽回的损失。
资料是获得社会现象和行为知识的钥匙，也是举办展览和展览经营的基础，做好收集展览业务资料工作，就能提高整个资料的利用率。
（作者单位：内蒙古展览馆）
责任编辑：邰山虎