中国―东盟建立对话关系15周年纪念峰会､第三届中国―东盟博览会及第三届中国―东盟商务与投资峰会已在广西南宁落下帷幕,作为此次南宁“三会”的礼宾工作人员,在感受浓郁广西风情的同时,我有幸亲历峰会其盛｡
礼宾排序
中国是本次会议的东道主国,菲律宾是今年东盟的轮值主席国,在包括峰会正式会议在内的各场活动中,面对观众,中国位置居中,菲律宾位于中国左侧,这一点早已成为共识｡但其余诸国的礼宾排序则经历了一波三折｡
在与东盟各国先遣组的会谈中,各方已经达成共识,除中､菲位置特殊外,其余东盟诸国依旧按照国家名称的英文字母排序,在集体合影､签字仪式､博览会开幕式的位置安排均为面向观众从左至右依次是:文莱､柬埔寨､印度尼西亚､老挝､菲律宾､中国､马来西亚､缅甸､新加坡､泰国､越南｡
然而临近会期之际,东盟秘书处提出将对礼宾排序做出改动,但却又迟迟不推出具体方案,直至会前几天,才代表东盟各国又向中方提出了礼宾排序的新方案,即面向观众从左至右依次为:印度尼西亚､老挝､马来西亚､缅甸､菲律宾､中国､新加坡､泰国､越南､文莱､柬埔寨｡其理由是原先将菲律宾排在突出位置略显突兀,而现在根据英文字母顺序并将原先打头的文､柬两国提到另侧,菲则可顺理成章地位于中国左侧｡虽然时间紧迫,但本着尊重东盟各方合理要求的原则,中方接受了这一临时变动,并立刻修改相关材料,重新印制位置安排示意图,发放给各有关方面,终于保证了这一方案的及时落实｡
峰会现场
按照峰会正式会议日程,温总理将在会议中心二楼自动扶梯口迎接东盟各国领导人,每位领导人抵达的间隔时间为40秒,握手完毕后,各国领导人将被引领至背景板前站位｡然而,数个东盟国家相继提出,希望安排贵宾休息室供其领导人在与温总理握手后至集体合影前这段时间内休息｡为了体现礼宾礼仪的整体性,避免再次将领导人从贵宾室依次请出,同时考虑到迎接与合影之间衔接的紧凑性,中方坚持原定的做法,并通过各联络组做好原先提出异议各国的工作,最终使各方心悦诚服地接受了中方的安排｡
而根据东盟秘书处的建议,参照以往东盟会议的惯例,可在背景板前一边放置一面中国国旗,另一边则放置东盟十国国旗和东盟秘书处旗｡中方认为,将中国国旗与东盟各国国旗各置一边的做法难以体现出东盟与中国日益密切的交流往来,对此,中方提出了自己的见解:可从左至右根据字母顺序摆放东盟十国国旗加上东盟秘书处旗和中国国旗,在背景板前两边按此顺序各摆一套,这样既美观､符合国际惯例,又能凸显中国―东盟的友好关系｡
旋转背景板的设计是本次会议的一个亮点,在背景板转过90度后,会出现一条两边挂有各国风光巨幅照片的宽敞通道,经过通道,各国领导人便可径直步入正式会议会场｡但通过事先演练,从背景板开始旋转至最后就位需15秒时间,如何使领导人度过这段时间成了难题……最后,一名工作人员灵机一动,提议集体合影完毕后,温总理可示意各国领导人转身观看背景板转动的全过程,这一建议立刻被采纳｡
10月30日下午2时30分,温总理笑意盎然地在南宁荔园山庄国际会议中心迎接东盟十国领导人,五分钟后,11位领导人在背景板前合影,随后温总理请各国领导人转身｡当巨大的背景板缓缓转动,逐渐将峰会正式会议会场展现在各国领导人面前时,所有领导人都面露惊喜赞赏之色｡背景板的创意颇具特色,整个旋转过程衔接连贯,一气呵成｡
转场安排
本次峰会所有的活动基本都在荔园山庄进行,但10月30日晚南宁人民会堂的专场文艺演出除外,两地车程约10分钟｡按照原定计划,除领导人夫妇外,其余人员先期抵达人民会堂,随后温总理出发,并在人民会堂贵宾室与陆续抵达的各国领导人夫妇会合后一起步入文艺晚会现场观看演出｡于是,如何及时将当晚在荔园山庄参加欢迎晚宴的三百多名贵宾转场至南宁人民会堂就成了一个难题｡
为此,中方特意设计了一个方案,安排30辆中巴车,每车都有一名会外语的志愿者,分三批将除领导人夫妇外的贵宾转运至南宁人民会堂,乘车的原则并非按照国别,而是坐满就发车,这样可节省时间,避免各代表团因人未到齐而全团等待的情况出现｡通过演练计算,此过程共耗时24分钟,即24分钟后领导人车队可相继离荔园山庄前往南宁人民会堂｡
然而,新问题又接踵而至,这就是如何安排各国领导人度过这段等候时间｡同样,其他贵宾到达南宁人民会堂后,如何打发这段等候时间也是一个棘手问题｡恰巧,本次峰会期间,国家邮政总局特别发行了一套中国―东盟纪念峰会首日封,这段等候时间可安排各国领导人为首日封签名留念,同时,应广西方面的要求并商外方,各国领导人还将在专场文艺演出的节目单上签名,有了以上两次签名,难以打发的时间便可自然过渡,许多问题迎刃而解｡
10月30日晚欢迎宴会后,当其余贵宾匆匆乘上转场中巴向下一站进发时,我们的礼宾人员则笑容满面地手捧首日纪念封来到了各国领导人休息的贵宾室,领导人一一挥毫留念｡而10分钟后,南宁人民会堂贵宾室里,与各国领导人会合的温总理在简短寒暄后,同样微笑着向陆续抵达的东盟领导人示意,身后的签字桌上摆有节目单供签名留念,东盟领导人同样饶有兴致地再度留下“墨宝”｡
提示器“风波”
菲律宾是今年东盟轮值主席国,因此本次会议期间,阿罗约总统在每个场合都有主旨发言｡而根据菲方的惯例,阿罗约总统在每次发言时,都需在演讲台两边放置电子提示器,以提醒其发言内容(电子提示器是两块能够单面反光的透明玻璃板,与放置在一边的电脑实施数据连接,提示演讲者讲稿内容)｡
由于在我国举办大型高规格活动的历史上没有放置电子提示器的先例,因此中方首先的表态是希望阿罗约总统取消使用电子提示器而改用放稿纸｡但菲方一再坚持,称这既是总统本人的习惯,也是为了在演讲过程中能与受众有更多的目光交流,希望中方能够给予特殊安排｡考虑到中菲友好关系及菲律宾今年东盟轮值主席国的特殊身份,中方高官特意携中央电视台摄像记者于会前两天赴菲代表团驻地察看电子提示器｡
菲方官员展示了电子提示器操作的全过程,然而,即使是两块透明的玻璃板,在拍摄的画面中仍然非常显眼,如果不移开,将会破坏整个电视画面的整洁性,而根据几场会议的程序,阿罗约总统每次致辞完毕后,都是温总理发言,因此,中方当机立断对菲方提出要求,最好不使用提示器,如要使用,必须在极短时间内拆除｡菲方允诺将在15秒内拆除两块玻璃板及相关设备｡为此,其技术人员还数次与中方安保组联系前往两个正式活动会场进行演练,最后一次是在正式活动开始前的半小时｡
10月31日上午,在博览会与商务投资峰会现场,每当阿罗约总统致辞完毕,总有两个身影飞快地冲上主席台,他们仅用10余秒便把提示器拆除完毕,这样既为菲律宾贵客提供了便利,又保证了温总理讲话时的电视转播画面整洁｡