档案信息管理电子化在学校人事管理中的运用
摘 要 随着档案信息管理电子化在各企事业单位中的不断推进和普及，学校教师的人事档案管理也需要改变传统的纸质档案管理手段，进一步规范，并逐步实现信息管理电子化。
关键词 人事档案 档案管理 电子信息
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.04.0010
The Use of Information Management Electronic Records
in Personnel Management in Schools
CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]
（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;
[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）
Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.
Key words personnel management; records management; electronic information
随着电子信息技术的发展及其在各领域的发展和应用，档案管理也随着传统的纸质管理发展到档案信息管理电子化，特别在高校和企事业单位中，这种电子化管理可以提高工作效率，优化管理方法，促进档案的科学管理。尤其在教育行业，档案电子的管理显示出明显的优势，是未来发展的趋势之一。本文主要探讨学校人事信息的管理电子化。
1 档案信息电子化管理的定义
档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程，可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。①档案电子化可以对档案进行系统的管理，减少了对文献整理的时间，有益于各单位间的信息交换，提高了社会和经济效益。其说明的是计算机在档案管理中的应用，通过计算机对档案文献材料进行处理，将传统的纸质材料变为电子形式，以此方便使用者对材料进行查阅、修改、复制、传送，从而提高工作效率。
2 档案信息电子化管理的作用
（1）档案信息电子化可利用软硬件设施便捷进行档案管理。电子化档案管理的工作都是在计算机上操作，利用互联网进行档案文件的查阅、修改、复制、传送等工作，摒弃了传统的档案处理工作需要翻阅大量的纸质文件的繁琐，只需要网络传送就可以解决档案的保存、传输及多次产出，解决了空间和时间的难题。电子化信息保存需要资源和空间。同时，随着科技的发展，图文处理、扫描拍摄等软硬件相继产生，为档案管理提供便捷。
（2）档案信息电子化可让档案信息实现共享。电子文件不再是传统的纸质文件，而是利用计算机以电子文件的形式存在，管理信息数据的人可以利用，其它数据信息可以共享，在单位内部部门之间甚至不同管理单位都能使用档案的数据，不再受时间、空间和地域的限制。同时，学校拥有数据库后，对整体教师管理也有很大的帮助。比如能通过数据对教师采取全面的评价等等。
（3）档案信息电子化可将使档案数据仅编辑一次便可多次重复使用，降低传统的纸质档案文件出版经费成本。传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编辑好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。②而今管理人员只需要将数据整理好，便可作为蓝本多次重复使用，无论是打印或者出版，都便捷许多。
3 学校人事档案管理的现状
学校人事档案管理主要是包含教师、教辅人员、行政人员及后勤人员的人生档案，内容涉及到家庭背景、政治面貌、职称、业绩、考评成绩等等综合指标。人事档案数据庞大、琐碎并复杂，使用频繁。因此，教师人事档案管理信息化是学校信息化的重中之重。信息技术引起档案管理工作革命性的改革和创新，在学校人员档案信息化管理中，面临着缺乏资金投入以及掌握现代信息技术的人力资源缺乏等多种问题。同时，由于学校涉及的工作内容单一，行政机构简单，教师的人事管理不太规范，人事档案管理是比较欠缺并容易忽视的部分，尤其是档案管理电子化更需要普及和优化。
学校人事档案管理软硬件设施落后，手段单一，缺乏互通性，无法共享。大部分人事档案管理部门仍然使用传统的手工输入，再加上目前档案管理人员的信息技术知识没有经过系统的培训，处于一个初级的操作水平。虽然有的单位做了一些改变，投入资金改进了设备，但多是应付检查，或者没有给予重视，更不用说普及了。在学校中，管理人员采用办公软件，如word、excel、wps、powerpoint等软件处理数据，整理档案，数据零散，无系统的数据资源库和集成软件，使用者使用起来非常不便，导致重复工作极多，任务繁重。由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，各类档案目录、内容兼容性不强，无法互通使用;各个部门各自为政，资源不共享，规定不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。档案资料的科学性、数据性、可查询性和共享性未能达到现代科学管理的要求。